Le bon choix pour l'examen à distance sécurisé ? Considérations et qualifications

Le bon choix pour l'examen à distance sécurisé ? Considérations et qualifications 850 400 Marketing Team
en flag
nl flag
fr flag
de flag
pt flag
ru flag
es flag

Note de la rédaction : Au cours du dernier mois, la tâche de révision des documents juridiques a été amplifiée dans les cercles de découverte électronique par les restrictions géographiques et les exigences de distanciation sociale entraînées par l'épidémie malheureuse de la maladie du coronavirus 2019 (COVID-19). Cet agrandissement de la tâche d'examen a conduit à une prolifération d'annonces concernant la disponibilité de services d'examen à distance sécurisés. Ces annonces, allant des rappels d'offres déjà diffusées à l'introduction de nouveaux services, confirment l'importance et la nécessité de services d'examen à distance sécurisés dans le nouveau milieu de travail télécentré d'aujourd'hui. Les annonces soulignent également la nécessité pour les décideurs de l'écosystème de la découverte électronique de tenir compte de l'expérience lors de l'évaluation des fournisseurs de services d'évaluation à distance sécurisés.

La présentation suivante des considérations relatives aux fournisseurs pour la sélection des services de révision à distance sécurisés ainsi qu'un instantané des qualifications HayStackID est fournie dans l'article suivant pour vous aider à faire le bon choix et le meilleur choix pour vos besoins de révision à distance sécurisés pour les audits, les enquêtes et les contentieux.

Le bon choix pour les examens à distance sécurisés : considérations relatives aux fournisseurs

Trois modèles d'examen de la découverte électronique (1, 2)

Dans le contexte des données et de la découverte électronique juridique, la tâche d'examen consiste à évaluer l'information numérique pour identifier les documents pertinents et sensibles à produire, et les documents privilégiés ou les informations confidentielles ou sensibles à retenir. Cette importante tâche de découverte électronique représente une part importante des dépenses mondiales totales consacrées à la découverte électronique et devrait consommer environ 68 % (8,61 milliard de dollars) de toutes les dépenses mondiales en matière de logiciels et de services de découverte électronique en 2020.

Il existe généralement trois modèles pour la prestation des services d'examen de la découverte électronique, notamment :

+ Modèle d'examen à distance (Diversification des examinateurs)

+ Modèle d'examen sur site (Diversification des centres d'examen)

+ Modèle d'examen hybride sur site et à distance (diversification distribuée)

Chaque modèle peut être approprié pour différentes situations de continuité d'activité de la découverte électronique, le meilleur équilibre entre sûreté, sécurité, efficacité et valeur économique semblant être le modèle d'examen à distance lorsqu'il est mis en œuvre au moyen d'une infrastructure d'examen à distance sécurisée.

Une brève définition et description de l'examen à distance sécurisé (3, 4)

Un examen à distance sécurisé est la réalisation d'un projet d'examen de documents juridiques avec des équipes virtuelles opérant à partir d'endroits éloignés et appuyées par une infrastructure sécurisée. Lorsqu'elle est correctement mise en œuvre par un fournisseur éprouvé et expérimenté, cette approche d'examen peut accroître la qualité et la rapidité des examens tout en éliminant de nombreux risques pour la sécurité associés aux réunions de groupe. Il peut également, dans de nombreux cas, être livré à des coûts inférieurs à ceux des examens traditionnels sur site.

Les offres de révision à distance sécurisées ne sont pas toutes égales par rapport à l'expérience apparente d'un fournisseur dans la prestation et la prise en charge de services de révision à distance sécurisés, lorsqu'elles sont vues à travers le voile de la marque ou l'effet halo d'autres offres de découverte électronique, peuvent varier considérablement de la réalité de l'expérience réelle du fournisseur. Autrement dit, juste parce qu'un fournisseur a réussi à fournir des services d'examen de documents juridiques et qu'il a maintenant mis en place une capacité d'examen à distance sécurisée, cela ne signifie pas que le fournisseur a l'expérience de fournir des services d'examen à distance sécurisés. Ce point est incroyablement important, car la technologie distante et l'infrastructure de connectivité peuvent être mises à l'échelle presque immédiatement par les fournisseurs d'eDiscovery. Toutefois, les fournisseurs d'eDiscovery ne peuvent pas mettre à l'échelle instantanément leur expérience dans la fourniture de services de révision à distance sécurisés. À mesure que les professionnels des données et de la découverte juridique examinent les annonces récentes concernant les services d'examen à distance sécurisés, ils peuvent bénéficier d'une évaluation structurée de l'expérience d'un fournisseur avant de choisir un fournisseur pour soutenir d'importants projets d'examen de documents juridiques.

Évaluation structurée de l'expérience des fournisseurs (5)

Les questions générales qui peuvent aider à clarifier l'expérience et l'expertise d'un fournisseur en matière de services d'examen sécurisés à distance comprennent, entre autres, les suivantes :

+ Depuis combien de temps avez-vous offert des services d'examen à distance sécurisés ?

+ Combien de projets de révision à distance sécurisés avez-vous réalisés ?

+ Combien de vos évaluateurs et gestionnaires de révision ont participé à un projet de révision à distance sécurisé ?

+ Combien de vos évaluateurs et gestionnaires de révision ont participé à un programme de formation et de certification pour des projets d'évaluation à distance sécurisés ?

+ Le service d'examen à distance sécurisé que vous offrez est-il organique à l'organisation ou offert dans le cadre d'un partenariat ?

Les domaines d'expérience qui devraient être évalués lors de la sélection de fournisseurs de services d'examen à distance sécurisés comprennent :

+ Expérience avec la technologie à distance

+ Expérience en matière de sécurité à distance

+ Expérience avec les équipes distantes

+ Expérience avec les processus distants

+ Expérience des communications à distance

+ Expérience en matière de dépannage à distance

En outre, en examinant les six domaines d'expérience susmentionnés, il est essentiel de comprendre et d'évaluer le niveau collectif d'expérience d'un fournisseur dans la prestation de services d'examen à distance sécurisés, notamment :

+ Expérience de l'organisation avec les services à distance

+ Expérience des équipes de gestion avec des services à distance

+ Expérience des personnes ayant des services à distance

Le niveau collectif d'expérience d'examen à distance sécurisé d'un fournisseur peut être un indicateur clé de la profondeur et de l'ampleur véritables de sa capacité complète d'examen à distance sécurisé. Plus l'expérience collective est profonde, plus la probabilité de processus et de procédures intégrés, optimisés et éprouvés pour soutenir les tâches essentielles (p. ex. examen, gestion de l'examen et évaluation des paramètres), ainsi que des tâches habilitantes (p. ex. dotation, formation, certification, facturation, formation continue) est élevée.

Un interrogatoire attentif et courtois des fournisseurs de services d'examen à distance sécurisés sur leurs domaines et niveaux d'expérience spécifiques peut signifier la différence entre le succès rationalisé ou l'apprentissage subventionné (par le fournisseur d'examen à distance sécurisé) pendant la mise en œuvre et l'exécution des examens à distance sécurisés.

Le bon choix pour les examens à distance sécurisés : Qualifications HayStackID (6)

HayStackID est toujours le leader du secteur et le fournisseur le plus expérimenté dans la fourniture de services d'examen à distance sécurisés pour les examens de documents juridiques. Notre infrastructure d'examen à distance la première sur le marché a été mise à profit par les clients AMLaw 100 et Fortune 500 depuis plus de six ans, avec plus de 425 projets achevés à ce jour. Avec plus de 16 000 évaluateurs qualifiés disponibles pour prendre en charge la révision sécurisée des documents juridiques, les services ReviewRight de HayStackID continuent d'être le premier choix et le meilleur choix pour la révision sécurisée à distance pour les professionnels de la recherche de données et de la recherche juridique.

ReviewRight est un ensemble spécialisé de services d'examen de documents de HayStackID conçu pour aider les cabinets d'avocats et les services juridiques à apprendre rapidement et avec précision de leurs données afin de prendre les bonnes décisions pour des résultats positifs et de qualité en matière d'enquêtes et de litiges. Ces services spécialisés répondent aux besoins essentiels de la découverte électronique pour des examens complexes et gourmands en données.

+ ReviewRight Virtual (Secure Remote Review)

+ ReviewRight Match (Qualification du réviseur et Sourcing)

+ ReviewRight Translate (Revue de langue étrangère)

+ ReviewRight Gérer (Révision gérée)

+ ReviewRight Host (Review Hosting)

+ ReviewRight Automate (Revue améliorée de la technologie)

Assez puissants pour être utilisés individuellement et inégalés en termes de capacités lorsqu'ils sont intégrés, les services ReviewRight de HayStackID sont le premier choix et le meilleur choix pour les services de révision de documents par les plus grandes sociétés et cabinets d'avocats leaders au monde.

Dans ce portefeuille d'offres, le cœur de la capacité d'évaluation à distance de HayStackID est activé par ReviewRight Virtual et ReviewRight Match. Lorsqu'elles sont combinées, ces deux offres permettent la mobilisation immédiate des évaluateurs les mieux qualifiés et disponibles, quel que soit leur langue ou leur emplacement, et fournissent une infrastructure d'évaluation à distance sécurisée pour la mise en place d'équipes d'évaluation virtuelles.

ReviewRight Virtual

Les équipes d'examen ont besoin de la flexibilité nécessaire pour fonctionner en toute sécurité dans le cadre d'équipes virtuelles, où que vous soyez et à tout moment. ReviewRight Virtual fournit cette fonctionnalité grâce à la fourniture d'un environnement de bureau virtuel évolutif et entièrement géré qui permet aux réviseurs distants de communiquer, de se connecter et d'effectuer des examens avec des technologies de pointe intégrées et fournies en toute sécurité en tant que service unique.

Technologies d'activation virtuelles intégrées de ReviewRight

+ Secure Email : communiquez à l'aide de l'une des plateformes de messagerie les plus populaires, intuitives et sécurisées au monde, fournies avec G Suite de Google.

+ Chat crypté : connectez les membres de l'équipe virtuelle avec le chat contrôlé par l'accès alimenté par la plateforme de messagerie conçue pour les équipes, Hangouts Chat.

+ Plateformes d'évaluation robustes : Effectuez des examens à distance en tirant parti des plateformes d'évaluation de classe mondiale hébergées par HayStackid, y compris la relativité.

+ Machines virtuelles : Sécurisez les communications, les connexions et la conduite avec une infrastructure de bureau en tant que service personnalisée et hautement sécurisée.

Le service virtuel ReviewRight de HayStackID inclut des applications de spin-up rapides, des logiciels de virtualisation, des correctifs et des mises à jour, la sécurité, la bande passante, les applications de productivité (messagerie, chat et plateformes de révision), la création de rapports et la surveillance pour un coût d'exploitation mensuel prévisible.

En outre, les postes de travail fournis par ReviewRight Virtual Cloud permettent aux organisations de restreindre l'accès et les fonctionnalités à l'aide de plus de 100 attributs de contrôle disponibles qui peuvent être personnalisés pour prendre en charge les besoins d'accès.

Contrôles couramment mis en œuvre

+ Restreindre les droits d'administration de l'utilisateur

+ Désactiver l'accès USB aux périphériques

+ Refuser l'impression (local, réseau, écran)

+ Redirection du Presse-papiers

+ Redirection de fichiers et de dossiers

+ Désactiver complètement la copie

Les principaux avantages de ReviewRight Virtual en matière de sécurité comprennent :

+ Endpoint Security : Protégez contre le vol ou la perte d'appareils et contrôlez l'endroit où se trouvent les données en les retirant du terminal.

+ Protection des données sensibles ou propriétaires : Contrôlez ou limitez des comportements spécifiques pour s'assurer que les utilisateurs n'ont accès qu'à ce dont ils ont besoin.

+ Intégration transparente avec la structure d'application existante : Pas besoin de systèmes d'authentification en double ou d'exiger des utilisateurs qu'ils gèrent plusieurs identifiants et mots de passe.

+ Élimination des vulnérabilités réseau : équilibreurs hautement redondants et hautement disponibles, isolation réseau front/backside, VLAN et adresse IP, isolation et configurations de sécurité spécifiques au client.

+ Réduction de la maintenance des appareils et du système d'exploitation : le système d'exploitation renforcé offre une sécurité et un contrôle accrus, tandis que les logiciels anti-malware de qualité professionnelle, l'application de correctifs et de mises à jour rigoureuses et la gestion des images dorées allégent les charges informatiques traditionnelles.

Avantages clés de la productivité de ReviewRight Virtual comprennent :

+ Haute performance : Conçu spécialement pour une vitesse et des performances optimales sur une infrastructure offrant une disponibilité de 99,99 %.

+ Continuité des activités : Veillez à ce que les évaluateurs aient toujours accès à des projets urgents.

+ Applications éprouvées : courriels sécurisés éprouvés sur le terrain, clavardage crypté et plateformes de révision de premier plan

veiller à ce que les évaluateurs disposent des meilleurs outils pour obtenir les meilleurs résultats.

+ Ordinateurs de bureau compatibles : ordinateurs de bureau livrés dans le cloud conformes aux normes PCI et HIPAA vérifiés indépendamment.

Avec une fonctionnalité de confidentialité combinée qui répond aux exigences au niveau de l'utilisateur, de l'appareil de terminaison, de la session de point de terminaison, du système d'exploitation et des applications, du réseau et des niveaux de sécurité physique, ReviewRight Virtual offre aux entreprises la flexibilité dont elles ont besoin pour prendre en charge les révisions à distance sans sacrifier la sécurité ou productivité.

ReviserCorrespondance droite

ReviewRight Match établit la norme en matière de dotation, d'activation et de prise en charge de l'examen des documents grâce à l'application d'une combinaison de technologies propriétaires, d'outils d'évaluation innovants et de protocoles éprouvés qui permettent un approvisionnement rapide et complet, des tests et de la qualification des évaluateurs. Ce processus ReviewRight nous permet de présenter aux clients des personnes qui ne sont pas seulement des experts en révision juridique, mais aussi des experts en révision possédant l'expertise appropriée dans le domaine, les compétences linguistiques appropriées et l'expérience de responsabilité nécessaire pour accomplir les tâches d'examen spécifiques requises dans votre exigence d'examen.

Le programme ReviewRight Match Selection

L'essentiel du processus ReviewRight Match est le recrutement actif et systématique et l'évaluation continue de juristes qualifiés en révision de documents dans le cadre d'un programme complet de sélection des évaluateurs. Le programme de sélection des évaluateurs se compose de quatre éléments clés qui, lorsqu'ils sont parvenus à naviguer avec succès, permettent de prendre en considération les candidats pour les projets ReviewRight.

Éléments du programme de sélection de base

+ Le processus d'inscription : Le processus d'inscription consiste en l'enregistrement des évaluateurs potentiels auprès de ReviewRight via le portail ReviewRight.com. Les étapes d'inscription introduisent les examinateurs au processus de sélection du droit d'examen et à l'information sur les examinateurs de la récolte, allant du permis d'exercice à l'éducation à l'examen des antécédents et aux sources d'aiguillage. En outre, le processus d'inscription offre aux réviseurs la possibilité de passer le test de révision de documents ReviewRight.

+ Le processus de qualification : Une fois inscrits, les évaluateurs qui cherchent à poursuivre le processus de sélection pour les possibilités d'évaluationDroit reçoivent un test de compétences de 15 questions qui présente un protocole d'évaluation de base, un bref document juridique pour l'examen et pose aux évaluateurs des questions précises qui fournissent immédiatement et un aperçu quantifiable de la capacité d'examen juridique d'un examinateur. Les résultats de ces tests de compétences, ainsi que l'information recueillie au cours du processus d'inscription, permettent à ReviewRight de commencer à évaluer les évaluateurs comme candidats aux projets ReviewRight de manière holistique.

+ Le processus d'évaluation : Les personnes qui ont terminé les processus d'inscription et de qualification Right sont ensuite évaluées par le comité de sélection des évaluateurs ReviewRight afin de déterminer si elles répondent aux normes requises pour les projets ReviewRight. Cette évaluation consiste en une prise en compte subjective des antécédents et de l'expérience d'un examinateur et en une prise en compte objective des tests de compétences de l'examinateur, tels que quantifiés par des mesures, afin d'inclure la précision, le rappel et la moyenne des documents examinés par heure. Ces considérations subjectives et objectives sont ensuite appliquées à l'échelle de cotation exclusive à cinq points de ReviewRight afin de permettre l'attribution d'une note numérique à chaque évaluateur. Cette cote sert de base à la certification de tous les évaluateurs inscrits, qualifiés et évalués et détermine en fin de compte si un évaluateur reçoit la désignation d'être Certifié ReviewRight.

+ Le processus de certification : Une fois que les évaluateurs sont inscrits, qualifiés et évalués, ils reçoivent une cote ReviewRight qui est utilisée pour séparer les personnes qui sont certifiées pour une affectation sur des projets et celles qui ne sont pas certifiées à leur niveau actuel de notation pour une affectation sur des projets.

Une fois que les candidats et candidates ont réussi à naviguer dans ce programme de sélection et qu'ils sont certifiés comme évaluateurs Right, ils sont classés en fonction de leur expertise dans le domaine de pratique, de leurs connaissances linguistiques, de leur expérience de rôle et de leurs compétences en matière de tâches. Cela permet la constitution d'équipes d'examen ciblées possédant le plus haut niveau d'expertise, de connaissances, de compétences et de compétences pour chaque projet d'examen.

Les principaux avantages de ReviewRight Match comprennent :

+ Confiance dans la capacité des évaluateurs : Le processus complet de sélection de Right garantit que les personnes recommandées pour votre projet d'évaluation sont les meilleurs évaluateurs disponibles pour vos besoins spécifiques, et pas seulement les meilleurs évaluateurs disponibles. Ce processus vous donne la confiance dont vous avez besoin pour vous concentrer sur les évaluations et non sur le processus de sélection des évaluations.

+ Rapidité dans l'assemblée des équipes de révision : Le catalogue robuste d'évaluateurs certifiés ReviewRight développé à partir d'un processus de sélection complet complété par une classification détaillée de l'expertise, des connaissances, de l'expérience et des compétences de tâche, vous permet de trouver rapidement et efficacement des évaluateurs appropriés pour votre besoins spécifiques. Cette vitesse vous permet d'économiser du temps et de l'argent tout en accélérant votre capacité à traduire les informations en informations et en informations qui peuvent être appliquées à votre audit, enquête ou litige.

+ Capacité d'évaluation haute performance : L'évaluation détaillée des antécédents et de l'expérience de l'examen, associée à des tests objectifs et des mesures d'évaluation, garantit que votre équipe d'évaluation effectue non seulement des performances, mais aussi des performances au plus haut niveau possible. Comme les performances passées sont généralement le meilleur prédicteur des performances futures, les processus d'évaluation et d'évaluation continus de ReviewRight garantissent que vous disposez toujours des évaluateurs les plus performants au moment de votre projet d'évaluation. Cela augmente l'efficacité et l'efficience de vos efforts de révision et vous permet d'atteindre rapidement, avec précision et à moindre coût vos objectifs d'évaluation.

+ Intégration transparente avec tous les services ReviewRight : accès à une suite complète de services de révision au-delà de ReviewRight Match, y compris ReviewRight Translate, ReviewRight Manage, ReviewRight Host, ReviewRight Host et ReviewRight Virtual. Cette intégration vous offre une capacité de révision complète, au-delà de l'approvisionnement des réviseurs, pour prendre en charge toute l'étendue et la profondeur de vos efforts de révision, quels que soient l'emplacement, les exigences en matière de réduction des données et les exigences en matière d'expertise spécifique au cas.

Une combinaison éprouvée (7,8)

Cette capacité combinée de ReviewRight Virtual et ReviewRight Match a également été démontrée pour augmenter la qualité et la vitesse des évaluations, car le bassin d'évaluateurs disponibles possédant les qualifications requises n'est pas limité par la proximité géographique des centres de révision, et la vitesse d'engagement n'est pas limitée par l'exploitation d'installations fixes. HayStackID a réalisé plus de 425 projets d'examen à distance à ce jour, avec des projets couvrant le spectre des marchés verticaux de l'industrie et soutenant plusieurs des plus grandes entreprises et cabinets d'avocats leaders dans le monde dans des domaines nécessitant jusqu'à des centaines d'examinateurs.

En tant que leader de la révision de documents juridiques à distance, HayStackID offre à nos clients un accès instantané à plus de 16 000 avocats certifiés qui sont disponibles pour la sélection et l'intégration dans nos équipes d'examen gérées à distance grâce à notre offre ReviewRight Virtual. Notre réserve potentielle d'évaluateurs virtuels, la manière simplifiée dont nous pouvons intégrer les évaluateurs à distance, et notre base établie d'évaluateurs actuels avec l'expérience ReviewRight Virtual, nous permettent d'aider les membres de l'écosystème eDiscovery à maintenir la continuité de l'examen sans sacrifier la qualité ou la qualité. augmentation des coûts d'examen.

En savoir plus. Aujourd'hui.

Contactez HayStackID dès aujourd'hui pour en savoir plus sur nos services ReviewRight et sur la façon dont ils peuvent vous aider à lancer, exécuter et gérer des examens à distance sécurisés et à maintenir la continuité de l'activité.

À propos de HayStackID

HayStackID est un cabinet spécialisé de services de découverte électronique qui aide les sociétés et cabinets d'avocats à trouver, à écouter et à apprendre des données lorsqu'ils sont confrontés à des enquêtes et à des litiges complexes et gourmands en données. Forts d'une réputation reconnue en mobilisant des experts en criminalistique informatique, en eDiscovery et en examen de documents d'avocats, nos services Forensics First, Early Case Insight et ReviewRight accélèrent et fournissent des résultats de qualité à un prix juste et prévisible.

HayStackID dessert plus de 500 des plus grands cabinets d'avocats et sociétés d'Amérique du Nord et d'Europe. Notre combinaison d'expertise et d'excellence technique, associée à une culture du service à la clientèle de gants blancs, fait de nous le fournisseur de services juridiques alternatifs qui est assez grand pour être important mais assez petit pour prendre soin. Pour en savoir plus, consultez HayStackid.com.

Notes de bas de page

(1) Robinson, Rob. « Examen de la découverte électronique en 2020 : points de données sur les tâches, les dépenses et les coûts ». ComplexDiscovery, 2020, 31 mars 2020.

(2) « Planification de la continuité d'activité de la découverte électronique avec HayStackID ». HayStackID, 2020, consulté le 31 mars 2020.

3) Ibid.

(4) Robinson, Rob. « Activation de la découverte électronique à distance ? Un instantané des DaaS ». ComplexDiscovery, 2020, consulté le 31 mars 2020.

(5) Robinson, Rob. « Avez-vous de l'expérience ? Considérant les services de découverte électronique à distance ». ComplexDiscovery, 2020, consulté le 31 mars 2020.

(6) Secure Remote Review Services à partir de HayStackID. HayStackID, 2020, consulté le 8 avril 2020.

(7) Schechtman, Seth. « La bonne façon d'examiner à distance. » HayStackId, 2019, commentaire-distance/.

(8) HayStackId. Mesures de recrutement HayStackID — Rapports réguliers. HayStackID, 2020, p. Tableau des mesures de performance du recrutement. Consulté le 28 févr. 2020.

Request a Discussion or Demonstration