Ein Blick darauf, wie Workflow, Analytics und CAL® einen Unterschied bei den Kosteneinsparungen bewirken können

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Wie HayStackID™ einem globalen Hersteller geholfen hat, Hunderttausende von Dollar bei einem mittelgroßen Rechtsstreit zu sparen

Von Adam Rubinger, JD und Cameron Tschannen, Esq.

Snapshot-Zusammenfassung: Unser Kunde, ein globaler Hersteller, wandte sich an HayStackID, um bei der Verarbeitung, der frühen Fallbewertung (ECA), dem Hosting und der verwalteten Überprüfung für eine mittelgroße, zeitkritische Rechtsstreitigkeiten zu helfen. Unser Kunde sammelte und übermittelte sicher etwa 650 GB Daten, bestehend aus mehreren Millionen Dokumenten, zur Verarbeitung und zum Hosting an HayStackID. Wir haben dann gemeinsam daran gearbeitet, Workflow-Effizienzen zu schaffen, die zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt haben. Gemeinsam erstellte das Team einen Workflow, der sowohl strukturierte Analysen als auch technologiegestützte Überprüfungen (TAR) nutzte, um eine erhebliche und dokumentierte Kosteneinsparung bei den hohen sechsstelligen zu erzielen.

Der kollaborative Workflow führte zu großen Culling-Ergebnissen

Mitglieder der Projektmanagement-, Überprüfungsmanagement- und Analyseteams von HayStackID trafen sich mit dem Juristischen Team des Kunden und seinem externen Berater, um eine Strategie mit Blick auf Kosteneinsparungen zu diskutieren und zu planen. Der erste Schritt in diesem Prozess bestand darin, die Anzahl der gesammelten Verwalter zu begrenzen. Dieser gezielte Ansatz führte dazu, dass 650 GB an HayStackID gesendet wurden und insgesamt rund 4,3 Millionen Dokumente lagen. Mithilfe von Strategien zur Datenreduzierung zum Zeitpunkt der Verarbeitung, einschließlich: Deduplizierung, De-Nisting und Datumsfilterung, wurde der Datensatz weiter auf 250 GB reduziert, was 1,65 Millionen Dokumente umfasst.

Zusammenarbeit bei der Erstellung einer Keyword-Suchstrategie, die das Bewertungskorpus, den Kunden, HaystapLid und externen Anwalt weiter reduzieren würde, konnten die Daten zu einem Gesamtüberprüfungskorpus von 540.000 Dokumenten weiter ausschließen. Dies stellte eine Reduzierung der ursprünglich an HayStackID gesendeten Dokumente um 88% dar.

HayStackID analysierte dann das vorgeschlagene ESI-Protokoll des Falles und stellte fest, dass die Verwendung von TAR akzeptabel war. HayStackID schlug die Verwendung von strukturierten Analysen, einschließlich E-Mail-Threading, vor, um die Bewertung auf einschluss- (eindeutige) Inhalte zu beschränken. Durch die Entfernung der nicht inbegriedenen Inhalte aus dem Überprüfungssatz ergab sich eine weitere Reduzierung von 44.958 Dokumenten aus der Überprüfung. Das Team diskutierte auch und stimmte zu, den Einsatz von Continuous Active Learning® (CAL®) einzusetzen, um bei der Überprüfung dieser Angelegenheit zu helfen.

Zu Beginn der Überprüfung wurde festgestellt, dass bestimmte Suchbegriffe übermäßig breit waren und Dokumente, die ausschließlich auf diese Bedingungen eingehen, von der Überprüfung ausgeschlossen werden konnten. Dieser Ansatz führte zu einer weiteren Reduzierung um 204.028 Dokumente aus dem Überprüfungssatz.

Die Auswirkungen des kontinuierlichen aktiven Lernens

Mit einem abschließenden Überprüfungskorpus von 253.786 Dokumenten, die der CAL zugänglich sind, begann die Überprüfungsphase dieser Rechtsstreitigkeiten. Zusätzlich zum CAL-Prozess wurde ein alternativer Workflow erstellt und genutzt, um die Überprüfung zu rationalisieren. Dieser alternative Workflow beinhaltete eine Dateianalyse, die durchgeführt wurde, um festzustellen, ob Dokumente in der Masse als nicht reaktionsfähig gekennzeichnet werden konnten. Genau 9.273 Dokumente wurden massenhaft als nicht reaktionsschnell markiert, wobei die verbleibenden 3.037 Dokumente mit Mitgliedern der Dokumentfamilien überprüft wurden (wenn Familienmitglieder während des CAL-Workflows als reaktionsfähig codiert wurden) oder unabhängig voneinander überprüft und nach textabhängiger Gruppierung sortiert wurden.

Nachdem das CAL-Modell stabil war und die Relevanzrate der über das Modell überprüften Dokumente ausreichend niedrig war, um die Standards der Verteidigbarkeit und der Verhältnismäßigkeit zu erfüllen - die mit Hilfe und auf Anweisung des Berats festgelegt wurden - wurde ein Entführungstest durchgeführt. Elusionstests messen die Qualität des Überprüfungsaufwands, indem die Dokumente beprobt werden, die der CAL-Index als nicht ansprechend erachtet, was die Entscheidung über den Abschluss der Überprüfung zur Verteidigung erhöht. Die Ergebnisse des Elusion Tests waren günstig, da die Elusion Rate nur 0,13% betrug und zu einer Entscheidung führte, die Überprüfung als vollständig zu betrachten. Basierend auf Prozess, Workflow, Analyse und Beratung zwischen HayStackID, dem Kunden und externen Anwälten, waren 196.260-Dokumente entschlossen, keine weitere Überprüfung zu erfordern und waren wahrscheinlich nicht reagierend. Dies entstand einer endgültigen Gesamtüberprüfung von nur 69.836 Dokumenten, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für den Kunden führte.

Zusammenarbeit und CAL führen zu erheblichen Kosteneinsparungen

Die Schätzung der Kosteneinsparungen erfordert eine Kombination von Fakten und Annahmen, um zu einer vernünftigen Schätzung zu gelangen. Einer der zu berücksichtigenden Fakten war die Gesamtüberprüfungsrate von 35 Dokumenten pro Stunde. Diese Nummer beruhte auf der Komplexität des Codierungspanels und der Anzahl der Probleme, die für eine inhaltliche Überprüfung kodiert werden sollten. Bei einer CAL-Überprüfung werden niedrigere Bewertungsraten von Dokumenten pro Stunde erwartet, da sie ein positiver Indikator dafür sind, dass die Prüfer in erster Linie responsive Dokumente überprüfen und für komplexe Probleme kodieren. Dies unterscheidet sich von herkömmlichen Überprüfungsraten, die keine CAL enthalten, und führen oft dazu, dass die Prüfer eine viel größere Anzahl von nicht reagierenden Dokumenten in Betracht ziehen. Bei der Überprüfung einer großen Anzahl von nicht reagierenden Dokumenten erhöht sich die Geschwindigkeit der Prüfer, da nicht reagierende Dokumente als solche leichter zu erkennen und zu codieren sind. Der Kompromiss über langsamere Überprüfungsraten für weniger Dokumente ist in Bezug auf Zeit- und Kosteneinsparungen für diejenigen, die keine CAL verwenden, sehr günstig.

Basierend auf den Gesamtkosten für die Überprüfung und Schätzungen des Dokuments pro Stunde können geschätzte Kosteneinsparungen abgeleitet werden. Die Gesamtzahl der Dokumente nach der ersten Ausübung (540.000 Dokumente) und die Multiplikation dieser Zahl mit den prognostizierten Kosten pro Dokument ermöglicht die Ermittlung einer geschätzten Kosteneinsparung in dieser Angelegenheit.

Summe der Dokumente im Korpus für die Erstüberprüfung: 540.000

Kosten pro Dokument: 1,44 USD

Potentielle Gesamtkosten für die Überprüfung: 777.600 USD

Gesamtzahl der mit Massenkennzeichnung entfernten Dokumente: 9.273

Kosteneinsparungen durch Massenkennzeichnung: 13.353 USD

Insgesamt überprüfte Dokumente: 69.836

Kosten für die Bewertung insgesamt: 100.242$

Gesamtzahl der Einsparungen: 677.358$

Wie sich aus der Perspektive quantifizierbarer Fakten und vernünftiger Annahmen widerspiegelt, betrug die potenziellen Kosteneinsparungen von eDiscovery für diese spezielle Angelegenheit ungefähr 677.000 US-Dollar. Diese Schätzung geht davon aus, dass nach der anfänglichen Keulung, der Verwendung von Suchbegriffen und dem E-Mail-Threading ein potenzielles Überprüfungskorpus von 540.000 Dokumenten vorhanden war.

Wie bereits erwähnt, identifizierte die proaktive Planung schnell die herausragende Möglichkeit, die Daten weiter zu löschen, indem übermäßig breite Suchbegriffe entfernt wurden. Basierend auf diesem Ansatz betrug das endgültige Dokumentenkorpus für den Einsatz von CAL 253.786 Dokumente. Darüber hinaus konnte die Angelegenheit nach der Anstellung von CAL nach der Überprüfung von nur 69.836 Dokumenten zu einem Abschluss kommen. Im Folgenden finden Sie die tatsächlichen Kosteneinsparungen, die nach Abschluss des zweiten Keulungsaufwands erzielt wurden. Wie unten gezeigt, überstiegen die erzielten Kosteneinsparungen 265.000 US-Dollar.

Gesamtzahl der Dokumente im Korpus für die Erstüberprüfung: 253.786

Kosten pro Dokument: 1,44 USD

Gesamtkosten für die Überprüfung: 365.451$

Gesamtzahl der mit Massenkennzeichnung entfernten Dokumente: 9.273

Kosteneinsparungen durch Massenkennzeichnung: 13.353 USD

Insgesamt überprüfte Dokumente: 69.836

Kosten für die Bewertung insgesamt: 100.242$

Gesamteinsparungen: 265.209 USD

Von Planungserwartungen zu wiederholbaren Ergebnissen

Die proaktive Planung und die praktischen Protokollentscheidungen zu diesem Projekt verstärken, wie eine positive Zusammenarbeit beim Workflow in Verbindung mit der Verwendung von CAL erhebliche Kosteneinsparungen bei der Durchführung von eDiscovery-Bemühungen bringen kann. Allein in dieser Angelegenheit war der Kunde in der Lage, sechsstellige Kosteneinsparungen im Gegensatz zu potenziellen Kosten unter Verwendung traditioneller, nicht cal erweiterter Überprüfungsansätze zu quantifizieren. Die Praktikabilität des Workflows, der Analytik und der CAL in dieser Angelegenheit ist nicht nur wiederholbar, sondern ist auch zu erwarten, wenn wir von unseren Kunden und HayStackID in mittleren und größeren Angelegenheiten beschäftigt werden und bei denen die Überprüfungssätze im Allgemeinen mehr als 15.000 Dokumente haben.

Über die Autoren

Adam Rubinger, JD ist Chief Client Experience Officer bei HayStackID. Adam verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung und eine nachgewiesene Führungsrolle bei der Unterstützung von Rechtsstreitigkeiten, der Information Governance sowie bei der Verwaltung großer elektronischer Entdeckungsprojekte. Adam ist Technologe, Anwalt und anerkannter Experte in den Bereichen elektronische Entdeckung, Advanced Analytics, Discovery Workflow und Themenmanagement.

Cameron Tschannen, Esq. ist Director of Review bei HayStackID. In dieser Rolle ist er verantwortlich für die Verwaltung der Überprüfung elektronischer Daten in Richtung und in Absprache mit den Rechtsteams von Kunden und externen Anwälten. Cameron hilft auch bei der fachkunden Anwendung von Analysetools innerhalb von eDiscovery-Plattformen, um eine optimale Review-Effizienz und Qualitätskontrolle zu gewährleisten.

Über HayStackID™

HayStackID ist ein spezialisiertes eDiscovery-Dienstleistungsunternehmen, das Unternehmen und Anwaltskanzleien dabei hilft, Daten bei komplexen, datenintensiven Untersuchungen und Rechtsstreitigkeiten sicher zu finden, zu verstehen und aus ihnen zu lernen. HayStackID mobilisiert branchenführende Experten für Computerforensik, eDiscovery und Attorney Document Review, um mehr als 500 der weltweit führenden Unternehmen und Anwaltskanzleien in Nordamerika und Europa zu bedienen. HayStackID bedient fast die Hälfte des Fortune 100-Dienstleisters und ist ein Anbieter alternativer Rechtsdienstleistungen, der Fachwissen und technische Exzellenz mit einer Kultur des White-Handy-Kundendienstes kombiniert. Das Unternehmen wurde kürzlich von IDC MarketScape und im Gartner Market Guide for E-Discovery Solutions 2021 zum weltweit führenden Anbieter von eDiscovery-Dienstleistungen ernannt. Weitere Informationen zu den Diensten, einschließlich Programmen und Lösungen für einzigartige rechtliche Unternehmensanforderungen, finden Sie unter HayStackid.com.

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