Tendências do líder de pensamento: Michael Sarlo com o eDiscovery Doug Austin de hoje

Tendências do líder de pensamento: Michael Sarlo com o eDiscovery Doug Austin de hoje 850 400 Marketing Team
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Nota do editor: O especialista em eDiscovery da Indústria e comentarista Doug Austin, como parte de sua série de líderes de pensamento, publicado em seu blog eDiscoveryToday.com, entrevistou recentemente Michael Sarlo, sócio e vice-presidente executivo sênior de eDiscovery e perícia digital para HayStackID. Doug é um líder estabelecido em eDiscovery com mais de 30 anos de experiência fornecendo melhores práticas de eDiscovery, consultoria em tecnologia jurídica e serviços técnicos de gerenciamento de projetos para vários clientes comerciais e governamentais. Doug também publicou um blog diário desde 2010. Apresentado abaixo é o texto completo de sua recente entrevista em três partes com Sarlo de HayStackID, conforme compartilhado no blog diário, eDiscovery Today.

Entrevista com o líder de pensamento com Michael Sarlo da HayStackID: tendências e práticas recomendadas de eDiscovery

Entrevistei recentemente Michael Sarlo, sócio e vice-presidente executivo sênior de eDiscovery de Perícia Digital para HayStackID, especialista em assuntos transfronteiriços e questões de privacidade de dados da UE, bem como um examinador forense certificado e altamente credenciado. Cobrimos tanto em relação às tendências de eDiscovery que não conseguimos encaixar tudo em uma única postagem de blog. A primeira parte da minha entrevista foi publicada na última quarta-feira (12 de agosto de 2020) e a segunda parte foi publicada na última sexta-feira (14 de agosto de 2020), e aqui está a terceira e última parte (17 de agosto de 2020).

Parte Um

Hora de mais uma entrevista de líder de pensamento no eDiscovery Today! Minha última entrevista foi com um especialista em assuntos transfronteiriços e preocupações com a privacidade de dados da UE, que também é um examinador forense certificado e altamente credenciado!

Como sócio e vice-presidente executivo sênior de eDiscovery e Perícia Digital na HayStackID, Michael Sarlo facilita todas as operações relacionadas à descoberta eletrônica, à perícia digital e à estratégia de litígio nos EUA e no exterior, enquanto trabalha em projetos forenses e eDiscovery altamente complexos. Michael é fluente em uma ampla variedade de tecnologias de avaliação inicial de casos forenses digitais, processamento de eDiscovery e hospedagem, além da infraestrutura de TI associada à implantação e administração de tais ferramentas. Ele também é palestrante muito frequente sobre as melhores práticas forenses digitais, questões de GDPR, metodologias de tratamento ESI e estratégias de contenção de custos para trabalhar com volumes maciços de dados. Além disso, Michael é uma testemunha especializada e detém certificações em uma variedade de áreas para incluir, mas não limitado a, Cellebrite, EnCase, BlackLight. Ele também é um Administrador Certificado para Relatividade.

Mike, como vice-presidente de eDiscovery e Perícia Digital na HayStackID, tenho certeza que você viu algumas mudanças em relação à forma como a eDiscovery é conduzida desde que a pandemia começou. Quais são as suas observações sobre essas mudanças e os ambientes de trabalho em que muitos de nós foram empurrados?

Como um provedor de serviços de eDiscovery, tivemos a sorte de ser particularmente resilientes, pois se relaciona com a adaptação de nossos negócios às necessidades de nossos clientes à medida que eles mudam para um ambiente de escritório mais remoto, e o que percebemos que já estávamos muito acostumados a trabalhar remotamente. Como um fornecedor de eDiscovery que esteve “inativo” como gerente de projetos e pessoa de operações, já nos adaptamos para gerenciar uma grande carga de trabalho por meio de trabalho remoto. Mas, notamos que muitos de nossos clientes têm lutado muito com problemas associados à sua infraestrutura, como seus recursos de fazer login remotamente, receber um disco rígido remotamente e até mesmo obter uma produção. No passado, o papel de apoio ao litígio era exigido para estar no escritório três dias por semana, no mínimo, e muitas vezes cinco dias por semana, e as empresas geralmente são convidados a ter uma porta aberta em todos os momentos. Essa tem sido a cultura de ser um pessoal de apoio em escritórios de advocacia, pelo que o trabalho remoto causou grandes mudanças nesse país. Certamente, os indivíduos estão olhando para mostrar mais valor do que nunca, então eu notei que as horas se tornaram mais longas. Estamos fazendo mais trabalho em um único dia, e muitas vezes até mesmo começando novos assuntos e tendo discussões antecipadas com nossos clientes corporativos e seus advogados externos tarde da noite, onde esses tipos de chamadas normalmente acontecem durante o dia. Assim, o dia útil geral aumentou em comprimento, assim como a quantidade de pontos de execução que precisam ser tratados em um único dia.

No entanto, penso que está a equilibrar um pouco agora, e as pessoas adaptaram-se ao trabalho a partir de casa. Melhorias com a tecnologia ajudaram com isso. Antes, havia problemas gerais de infraestrutura e problemas com videoconferência e realização de compartilhamentos de tela, mas isso melhorou muito, para que nossos clientes possam trabalhar em casa de forma mais colaborativa. Do ponto de vista do eDiscovery, para nós, trata-se de desafios como obter dados físicos dentro e fora do data center, por isso sempre temos um olho em continuar a simplificar esse processo para engajamentos dos clientes por meio de um planejamento cuidadoso.

Sim, certamente tem sido interessante como o equilíbrio trabalho/vida mudou, especialmente, ou acelerou durante a pandemia. Então, de que outra forma você acha que a pandemia acabará por afetar a profissão jurídica e a indústria de eDiscovery, e como você acha que a paisagem em nossa indústria parece daqui a 12 meses?

Eu acho que o trabalho remoto está aqui para ficar por algum tempo, mas eu também acho que as pessoas eventualmente vão querer voltar para o escritório e ver seus colegas e ter um espaço onde eles podem trabalhar. Do ponto de vista do processo, a perícia digital, onde passo muito do meu tempo trabalhando em investigações, tornou-se mais desafiadora. Há desafios mais complexos de coleta e revisão de dados com novos tipos de dados para lidar com o que estamos vendo como resultado da pandemia, à medida que passamos para mais ferramentas de colaboração baseadas na Web. Os dados de aplicativos de colaboração como o Slack são agora comuns, assim como os dados de telefones celulares, o que não era o caso tão recentemente quanto há cinco anos. A prática padrão mudou nos últimos quatro ou cinco anos e, agora, esses dados são potencialmente relevantes em todos os casos.

Temos sido muito bem sucedidos na HayStackID ao oferecer uma força de trabalho remota segura aos nossos clientes finais, sejam eles empresas ou escritórios de advocacia. Já éramos líderes em análise remota segura e, pelo menos para assuntos de grande escala, conseguimos trabalhar com departamentos de TI para realizar a descoberta eletrônica remota de forma eficaz. Se você está em uma investigação, muitas vezes você precisa ser capaz de coletar dados e processá-los e revisá-los todos no mesmo dia — especialmente quando você tem um regulador respirando no seu pescoço — em muitos casos, esse tipo de escala e capacidade só pode ser oferecido com uma verdadeira integração entre um fornecedor como o HayStackID e uma corporação em sua empresa. Agora, há a necessidade de implantar essas integrações para projetos de escala muito menor, para que possamos manter o distanciamento social. Há certas eficiências para isso, mas também há deficiências, pois seus guardiões estão em locais mais diversos com muitas programações diferentes, portanto, o agendamento é mais oneroso. Você está tentando obter mais dados em uma base de custódia por custodiante, e alguns repositórios de dados não são ótimos para coleta remota, como telefones e tablets Android, ou chipsets de telefone de recursos.

Então, tivemos que equilibrar as coleções no local (onde pegamos, higienizamos e retornamos em qualquer um de nossos laboratórios em todo o país) com mais desses fluxos de trabalho de coleta remota. Além disso, devido a tanto trabalho remoto, as organizações estão se afastando de sistemas de arquivamento legados para sistemas de arquivamento de última geração, que são mais baseados em nuvem. Eles estão monitorando e economizando muitos tipos de dados que costumavam ser de natureza mais efêmera, por isso vimos melhor conformidade com melhor retenção de dados. Isso leva a volumes de dados maiores, forçando as pessoas a agilizar alguns processos e se tornar mais ágeis em outros e HayStackID está tentando liderar a inovação nesses processos em muitos domínios diferentes agora.

Parte Dois

Você já tocou um pouco na descoberta de fontes de dados não tradicionais. Que outras observações você tem em relação a elas e que conselhos você tem para nossos leitores sobre como abordar essas fontes ESI?

Com fontes de dados não tradicionais, falamos muito sobre coleta de dados, mas o maior problema pode ser apresentá-los de uma forma que poderia ser usada em um depoimento ou em um tribunal que representa o que parecia quando exibido originalmente através do seu navegador web. 95% dos tipos de dados não tradicionais são baseados na web, ou pelo menos na natureza baseada na web. Onde estamos realmente inovando agora é a revisão desses dados e novos mecanismos para ser capaz de identificar dados responsivos potenciais mais cedo. Estamos trabalhando com muitos desses tipos de dados usando fluxos de trabalho analíticos de ponta, mais do ponto de vista da análise estruturada, aproveitando a análise de dados de alto nível no início. Não só ser capaz de encontrar os dados importantes mais rapidamente, mas também para massagear esses tipos de dados em diferentes tipos de plataformas de análise, para que eles possam ser revisados no contexto e agir normalmente. Acho que essa é a fase de próxima geração de onde estamos indo no eDiscovery.

Você também falou um pouco sobre o que está fazendo com corporações e corporações estão enfrentando mais desafios do que nunca em relação à pandemia. E esses certamente se estendem à descoberta também. HayStackID tem uma prática de consultoria corporativa muito estabelecida. Que conselhos você e HayStackID estão dando aos seus clientes corporativos sobre como lidar com esses desafios?

Os desafios são robustos para nossos clientes corporativos e as atuais questões de saúde pandêmica são as principais delas. Esses certamente incluem riscos potenciais para a responsabilidade com relação à congregação de funcionários, ter que responder à mudança de orientação do Centro de Controle de Doenças (CDC) e/ou governos estaduais e locais sobre a capacidade de congregação e também os elementos políticos sobre se as pessoas devem ser congregando. Estes são definitivamente desafios para alguns de nossos maiores clientes corporativos que têm grandes forças de trabalho. Pedir às pessoas que viessem ao escritório para entregar seu computador para uma investigação já era uma discussão difícil e ainda mais no tempo de distanciamento social.

Com todos esses riscos para a saúde a serem considerados, estamos trabalhando com empresas para implantar planos de contingência que dependem fortemente da tecnologia, o que inclui a consolidação do alcance de pontos de dados em torno de sistemas ou agentes de arquivamento e também a implementação de políticas que impeçam a proliferação de dados em fontes que pode ser mais difícil para nós coletar no caso de um incidente.

Mike, as pessoas geralmente pensam sobre eDiscovery está associada a litígios, mas eu vejo isso cada vez mais ligado a outras atividades, como investigações, especialmente porque eles se relacionam com investigações FTC e DOJ e Second Requests. O que pensa sobre isso e o que HayStackID está fazendo para enfrentar desafios nessa área?

Eu diria que cerca de 90% da minha prática é o que eu chamaria de uma resposta de aplicação e regulamentação. É muito diferente de um litígio típico. À medida que você avança em sua “classe de peso” como um fornecedor de eDiscovery, você começa a ver muito mais deles e também se baseia em seus recursos de uma escala global, que realmente nos concentramos em expandir nos últimos cinco anos. Um desafio recente aqui é que os reguladores, devido à pandemia, deram aos advogados e aos seus clientes a impressão de que iriam oferecer clemência nos acordos de tempo e, de repente, começaram a pressionar novamente para manter o processo de investigação em andamento rapidamente, o que levou a confusão. Os reguladores estavam ficando entediados sentados em casa também, mas definitivamente estão de volta ao trabalho agora.

As investigações muitas vezes quebram o paradigma dos modelos operacionais tradicionais. Embora seu litígio típico às vezes possa ser caótico, você ainda tem um bom senso do que é necessário e quais são os marcos e o momento para esses marcos. As investigações são muito mais imprevisíveis em termos do que esperar e do momento para tudo isso, especialmente em Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) e investigações anti-trust. Começamos com uma expectativa de alcance, mas se você estiver fazendo seu trabalho e estiver descobrindo evidências na investigação, esse escopo pode se expandir e mudar drasticamente. Como resultado, você precisa de equipes experientes e adaptáveis, que geralmente são as pessoas mais experientes, com experiência em gerenciamento em toda a empresa, para cumprir prazos em constante mudança.

Do ponto de vista da Segunda Solicitação, estamos vendo Segundas Solicitações maiores e maiores. Eu, pessoalmente, supervisionei mais de dez Segundos Pedidos no ano passado, o que representa cerca de 15% de todos os Segundos Pedidos a serem conduzidos. E continuamos a ver ainda mais este ano. Os tamanhos dos negócios são muito maiores. Neste clima econômico, muitas empresas têm dinheiro à margem e querem tirar proveito de certas sinergias, então estamos vendo grandes negócios sair quando as pessoas procuram limpar balanços. Também estamos vendo mais desses tipos de dados alternativos que discutimos e que precisam ser revisados e produzidos, por isso temos fluxos de trabalho proprietários que nos permitem enviar esses formatos de mensagens curtas e tipos de dados alternativos por meio de nosso processo de Revisão Assistida por Tecnologia (TAR) para Segundas Solicitações. Tal como acontece com os litígios, é igualmente importante criar um fluxo de trabalho TAR eficiente para Segundas Solicitações. Para assuntos que têm mais de 50 guardiões no lado da Segunda Solicitação, gerenciar esse volume de dados dentro de um fluxo de trabalho TAR é fundamental para evitar gastar até quatro vezes o que gastaríamos em uma revisão puramente humana.

HayStackID tem feito muito trabalho lá para agilizar esse processo. Além disso, apenas ter um plano de batalha e um manual que reúne todos os nossos diretores e chefes de determinados departamentos e os coloca em funções realmente ativas de supervisão nesses assuntos ajuda a garantir seu sucesso. Porque os riscos são incrivelmente altos, então fazemos tudo o que podemos para garantir que eles vão tão bem quanto possível.

Parte Três

A propriedade intelectual (PI) é outra área em que parece que a atividade está aumentando tanto nos casos como nas investigações. Como você viu essa tendência se desenvolver com os clientes da HayStackID e o que você está fazendo para ajudar clientes nessas áreas?

A perícia digital no setor privado, além da coleta de dados, é frequentemente associada a questões de segredos comerciais em litígios de PI. Muitas vezes, elas estão indo muito mais lado a lado e estamos vendo um aumento no litígio de PI no sentido tradicional que também tem um componente de segredos comerciais. Estamos adotando abordagens holísticas para entender os dados, analisando vários pontos de exfiltração de dados ao longo do tempo para ilustrar para nossos clientes legais como um projeto de lei se tornou uma lei, por assim dizer, ao olhar para um arquivo e como ele saiu de sua organização ou entrou em sua organização. Tornar isso o mais simples possível para os advogados, tirar alguns dos jargões técnicos e dar-lhes provas muito claras que eles podem usar, seja na prática em movimento, depoimentos ou outros eventos é apenas baseado em nossa experiência fazendo muitos desses tipos de investigações.

Temos uma equipe dedicada que pode se concentrar em investigações de funcionários falecidos, para determinar se o funcionário leva dados com eles quando eles saem da empresa. Esse trabalho investigativo também se enquadra em nossos segredos comerciais e práticas de aplicação da lei e trabalhamos com muitas empresas diferentes em questões de PI.

Mais uma vez, você está lidando com tipos de dados muito complexos à medida que entra em diferentes empresas de tecnologia. Fazemos muitas análises de código-fonte para algumas das grandes empresas de tecnologia, e o código-fonte é muitas vezes a grande “jóia da coroa” do caso. A capacidade da bancada técnica do HayStackID e da nossa equipe da web (que também se sobrepõe a mais de nossa equipe de revisão de código-fonte) de extrair esses pontos de dados em um formato que é relevante para o que está no escopo de revisão e entender o que é um rascunho versus uma versão final e coisas assim para litígio por IP habilitaram nossos clientes para se beneficiar consideravelmente.

Você também é um participante frequente nos webcasts educacionais da HayStackID. Quais são suas observações sobre como a confiança no eDiscovery evoluiu ao longo dos anos e onde ela se encontra hoje?

Falarei sobre firmas de advocacia e corporações separadamente. Os escritórios de advocacia se reorganizaram onde eu sinto que suas pessoas de topo são realmente aqueles que estão se comunicando com seus clientes e fornecedores. Vimos a competência subir lá e isso é ótimo, porque ela também nos beneficia quando as discussões sobre problemas são mais curtas. Embora estejamos sempre felizes em explicar as coisas e educar as pessoas. Mas eu estou vendo mais talento lá fora na força de trabalho e certamente as pessoas que estão se mantendo na vanguarda são auto-educativas, já que há muitas oportunidades educacionais lá fora. Eu acho que você está sempre empurrado para coisas que estão um pouco fora da sua classe de rebatidas, se você está trabalhando no lugar certo, e muitos dos meus clientes fizeram isso e eu os vi crescer realmente lá. Além da nossa série de webcasts educacionais, também fazemos um a dois dias de treinamento forense digital presencial que não é realmente lançado em vendas, eles são mais operacionais, o que eu acho que tem sido incrivelmente valioso para meus clientes, e os ajudou a lidar com os problemas que estão enfrentando.

No lado corporativo, se eles têm um departamento de eDiscovery, normalmente vemos que eles são mais avançados. Eles geralmente se formaram em um vendedor e entraram em um escritório de advocacia e depois se formaram em uma corporação. Muitas dessas empresas que têm um departamento de Descoberta Eletrônica estão gastando muito em eDiscovery, então estão procurando esse talento para mitigar essas despesas e, ao mesmo tempo, reduzir o risco. Acho que somos bem maduros lá.

Temos muitos clientes através do nosso programa de consultoria corporativa que ainda têm desafios e precisam de ajuda. É ótimo poder trabalhar com pessoas muito competentes, mas há casos em que uma organização está procurando implementar um departamento de eDiscovery. Também estamos felizes em ajudar, seja do ponto de vista de consultoria até uma solução totalmente integrada onde funcionamos nessa linha.

Em que mais você está trabalhando que gostaria que nossos leitores soubessem?

Eu acho que nós realmente nos tornamos muito mais confortáveis em empurrar nossos clientes para nos permitir trabalhar com eles em um ponto de vista estratégico e obter uma melhor compreensão dos objetivos do assunto, para que possamos mais consultivo. Estamos obtendo melhores tipos de informações de suas coleções de eDiscovery, mais dados sobre os documentos em vez dos documentos em si. Nossas equipes de análise de dados e ciência de dados têm estado bastante ocupadas, o que tudo joga em nossa abordagem de “lançar uma rede” em torno da capacidade de resposta. Passamos a maior parte do tempo com todos esses tipos de dados da nova era para gerar valor para nossos clientes.

E continuo a insistir nos tipos de dados da nova era porque, como um fornecedor de eDiscovery, reconhecemos que muitos de nossos clientes têm sua própria capacidade. Especialmente durante uma pandemia, eles foram convidados a manter o trabalho em casa. No entanto, eles ainda precisam enviar muito trabalho para fornecedores de nosso tamanho e escala quando há tipos de dados alternativos ou quando o caso está simplesmente se movendo muito rápido. É por isso que estamos tão focados nisso. Estamos fornecendo análises mais estruturadas, reunindo pontos de dados de registros de chamadas com documentos reais e com tweets e chats Slack e Teams.

Dar aos nossos clientes finais um cronograma em torno das atividades para permitir que eles tenham discussões informadas baseadas em fatos sobre seus dados no início com os reguladores tem sido absolutamente crítico para reduzir seus gastos e riscos e permitir que eles concentrem esforços legais nas questões reais dentro de vários assuntos, em vez de apenas deriva através de um mar de materiais que não respondem apenas por uma questão de bater em uma caixa de seleção. Temos exemplos e produtos de trabalho e relatórios que realmente nos colocam em uma nova classe, na medida em que nossos recursos de consultoria e clientes estão voltando repetidamente para essa oferta.

Mike, obrigado pelo seu tempo hoje e obrigado por participar da eDiscovery Today Thought Leader Interview Series!

Leitura adicional

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