Thought Leader Trending: Michael Sarlo met eDiscovery vandaag Doug Austin

Thought Leader Trending: Michael Sarlo met eDiscovery vandaag Doug Austin 850 400 Marketing Team
en flag
nl flag
fr flag
de flag
pt flag
ru flag
es flag

Opmerking van de redactie: Industry eDiscovery expert en commentator Doug Austin, als onderdeel van zijn Thought Leader Series, gepubliceerd op zijn eDiscoveryToday.com blog, onlangs interviewde Michael Sarlo, Partner en Senior Executive Vice President van eDiscovery and Digital Forensics voor HaystackID. Doug is een gevestigde eDiscovery thought leader met meer dan 30 jaar ervaring in het leveren van eDiscovery best practices, juridische technologie consulting en technische projectmanagement diensten aan tal van commerciële en overheidsklanten. Doug publiceert ook een dagelijkse blog sinds 2010. Hieronder vindt u de volledige tekst van zijn recente driedelige interview met HayStackID's Sarlo zoals gedeeld op de dagelijkse blog, eDiscovery Today.

Interview met Michael Sarlo van HaystackID: eDiscovery Trends en Best Practices

Onlangs heb ik Michael Sarlo, Partner en Senior Executive Vice President van eDiscovery of Digital Forensics voor HaystackID geïnterviewd, die een expert is in grensoverschrijdende zaken en problemen met betrekking tot de privacy van gegevens in de EU, evenals een gecertificeerde en sterk geverifieerde forensisch onderzoeker. We hebben zoveel besproken met betrekking tot eDiscovery trends dat we het niet allemaal in één blogpost konden plaatsen. Deel één van mijn interview werd afgelopen woensdag (12 augustus 2020) gepubliceerd en deel twee werd afgelopen vrijdag gepubliceerd (14 augustus 2020), en hier is het derde en laatste deel (17 augustus 2020).

Deel Een

Tijd voor nog een gedachteleider interview op eDiscovery Today! Mijn laatste interview was met een expert op het gebied van grensoverschrijdende zaken en problemen met betrekking tot de privacy van gegevens in de EU, die ook een gecertificeerde en sterk geverifieerde forensisch onderzoeker is!

Als Partner en Senior Executive Vice President van eDiscovery en Digital Forensics bij HaystackID, faciliteert Michael Sarlo alle activiteiten met betrekking tot elektronische ontdekking, digitale forensisch onderzoek en processtrategie, zowel in de VS als in het buitenland, terwijl hij werkt aan zeer complexe forensische en eDiscovery projecten. Michael is vloeiend in een breed scala aan digitale forensische early case assessment, eDiscovery verwerking en hosting technologieën, naast de IT-infrastructuur die is gekoppeld aan de implementatie en het beheer van dergelijke tools. Hij is ook een zeer frequente spreker over digitale forensische best practices, GDPR-kwesties, ESI-behandelingsmethoden en kostenbeheerstrategieën voor het werken met enorme hoeveelheden gegevens. Daarnaast is Michael een deskundige getuige en bezit certificeringen op verschillende gebieden, waaronder, maar niet beperkt tot, Cellebrite, EnCase, BlackLight. Hij is ook een Relativity Certified Administrator.

Mike, als VP van eDiscovery en Digital Forensics bij HayStackID, weet ik zeker dat je enkele veranderingen hebt gezien met betrekking tot hoe eDiscovery wordt uitgevoerd sinds de pandemie begon. Wat zijn uw waarnemingen met betrekking tot die veranderingen en de werkomgevingen waar zo velen van ons in zijn gestoken?

Als eDiscovery dienstverlener hebben we het geluk gehad dat we bijzonder veerkrachtig zijn als het gaat om het aanpassen van ons bedrijf aan de behoeften van onze klanten als ze overschakelen naar een externe kantooromgeving, en wat we hebben gemerkt dat we al erg gewend waren om op afstand te werken. Als eDiscovery leverancier die „in het onkruid” is geweest als projectmanager en operationeel persoon, hebben we ons al aangepast aan het beheren van een grote werklast via extern werk. Maar we hebben gemerkt dat veel van onze klanten veel moeite hebben gehad met problemen in verband met hun infrastructuur, zoals hun mogelijkheden om op afstand in te loggen, op afstand een harde schijf te ontvangen en zelfs een productie uit te voeren. In het verleden moest de rol van procesondersteuning minimaal drie dagen per week, en vaak vijf dagen per week, op kantoor zijn. Bedrijven worden meestal gevraagd om te allen tijde een open deur te hebben. Dat is de cultuur geweest van een ondersteunend personeel in advocatenkantoren, dus afgelegen werk heeft daar grote veranderingen teweeggebracht. Zeker, individuen zijn op zoek naar meer waarde dan ooit te tonen, dus ik heb gemerkt dat de uren langer zijn geworden. We doen meer werk in één dag, en vaak beginnen we zelfs nieuwe zaken en hebben we vroege discussies met zowel onze zakelijke klanten als hun externe adviseurs's avonds laat, waar dit soort gesprekken normaal overdag zouden plaatsvinden. De algemene werkdag is dus in lengte toegenomen, net als het aantal uitvoeringspunten dat in één dag moet worden afgehandeld.

Ik denk echter dat het nu een beetje balanceert, en mensen hebben zich aangepast aan het werken vanuit huis. Verbeteringen met de technologie hebben daarbij geholpen. Voorheen waren er algemene infrastructuurproblemen en problemen met videoconferencing en het uitvoeren van schermshares, maar dat is veel verbeterd, zodat onze klanten vanuit huis op een meer collaboratieve manier kunnen werken. Vanuit eDiscovery gezichtspunt draait het voor ons allemaal om uitdagingen zoals het ophalen van fysieke data in en uit het datacenter, dus we hebben altijd oog op het blijven stroomlijnen van dat proces voor klantcontacten door middel van zorgvuldige planning.

Ja, het is zeker interessant geweest hoe de balans tussen werk en leven is veranderd, vooral, of versneld tijdens de pandemie. Dus, hoe denk je anders dat de pandemie uiteindelijk invloed zal hebben op de advocatuur en de eDiscovery industrie, en hoe denk je dat het landschap in onze industrie er over 12 maanden uitziet?

Ik denk dat extern werk hier is om enige tijd te blijven, maar ik denk ook dat mensen uiteindelijk terug naar kantoor willen gaan en hun collega's willen zien en een ruimte hebben waar ze kunnen werken. Vanuit procesoogpunt is digitaal forensisch onderzoek, waar ik veel tijd besteed aan onderzoek, uitdagender geworden. Er zijn complexere uitdagingen voor het verzamelen en beoordelen van gegevens met nieuwe gegevenstypen die we zien als gevolg van de pandemie, omdat we zijn overgestapt naar meer webgebaseerde samenwerkingstools. Gegevens uit samenwerkingsapps zoals Slack zijn nu gemeengoed, net als gegevens van mobiele telefoons, wat niet zo recent als vijf jaar geleden het geval was. De standaardpraktijk is de afgelopen vier of vijf jaar veranderd en nu zijn deze gegevens potentieel relevant in elk afzonderlijk geval.

We zijn zeer succesvol geweest bij HaystackID in het aanbieden van een veilig extern personeel aan onze eindklanten, of het nu bedrijven of advocatenkantoren zijn. We waren al toonaangevend op het gebied van veilige remote review en, althans voor grootschalige zaken, konden we samenwerken met IT-afdelingen om eDiscovery op afstand effectief uit te voeren. Als je in een onderzoek bent, moet je vaak in staat zijn om gegevens te verzamelen en te verwerken en het allemaal op dezelfde dag te bekijken - vooral als je een regulator hebt die in je nek ademt - in veel gevallen kan dat soort schaal en capaciteit alleen worden aangeboden met een echte integratie tussen een leverancier als HayStackID en een bedrijf in hun onderneming. Nu is het nodig om die integraties in te zetten voor veel kleinere projecten, zodat we sociale afstand kunnen handhaven. Daar zijn bepaalde efficiëntieverbeteringen aan, maar er zijn ook tekortkomingen, omdat jullie bewakers zich op meer verschillende locaties bevinden met veel verschillende schema's, dus planning is meer belastend. U probeert meer gegevens te krijgen op een bewaarder door bewaarder basis, en sommige gegevensopslagplaatsen zijn niet geweldig voor het verzamelen op afstand, zoals Android-telefoons en tablets, of feature-telefoonchipsets.

Daarom moesten we collecties ter plaatse (waar we in elk van onze laboratoria in het hele land ophalen, ontsmetten en terugkeren) in evenwicht brengen met meer van deze externe collectieworkflows. Bovendien verplaatsen organisaties vanwege zoveel werk op afstand van oudere archiefsystemen naar archiefsystemen van de volgende generatie, die meer cloud-based zijn. Ze bewaken en slaan veel gegevenstypen op die vroeger vluchtiger van aard waren, dus we hebben een betere naleving gezien met een betere gegevensretentie. Dat leidt tot grotere datavolumes, waardoor mensen gedwongen worden bepaalde processen te stroomlijnen en flexibeler te worden in andere en HaystackID probeert op dit moment innovatie te leiden in die processen in veel verschillende domeinen.

Deel twee

Je hebt al een beetje geraakt over de ontdekking van niet-traditionele gegevensbronnen. Welke andere opmerkingen heeft u over hen en welk advies heeft u voor onze lezers over het aanpakken van deze ESI-bronnen?

Met niet-traditionele gegevensbronnen praten we veel over het verzamelen van gegevens, maar het grootste probleem kan zijn om het te presenteren in een vorm die kan worden gebruikt in een depositie of in een rechtszaal die aangeeft hoe het eruit zag toen het oorspronkelijk werd weergegeven via uw webbrowser. 95% van de niet-traditionele gegevenstypen zijn web-based, of op zijn minst web-based in de natuur. Waar we nu echt innoveren, is de herziening van die gegevens en nieuwe mechanismen om potentiële responsieve gegevens eerder te kunnen identificeren. We werken met veel van deze gegevenstypen met behulp van geavanceerde analytische workflows, meer vanuit een gestructureerd analytisch standpunt, waarbij we van meet af aan gebruik maken van data-analyse op hoog niveau. Niet alleen in staat zijn om de belangrijke gegevens sneller te vinden, maar ook om deze gegevenstypen te masseren in verschillende soorten analyseplatforms, zodat ze in context kunnen worden beoordeeld en normaal kunnen worden gehandeld. Ik denk dat dat de volgende generatie fase is van waar we naartoe gaan in eDiscovery.

Je sprak ook een beetje over wat je doet met bedrijven en bedrijven die geconfronteerd worden met meer uitdagingen dan ooit met betrekking tot de pandemie. En die gaan zeker ook uit naar ontdekking. HaystackID heeft een zeer gevestigde corporate consulting praktijk. Welk advies geven u en HaystackID uw zakelijke klanten met betrekking tot hoe deze uitdagingen aan te pakken?

De uitdagingen zijn robuust voor onze zakelijke klanten en de huidige gezondheidskwesties zijn de belangrijkste onder hen. Deze omvatten zeker mogelijke risico's voor aansprakelijkheid met betrekking tot de gemeente van werknemers, het moeten reageren op verschuivende begeleiding van het Centrum voor Ziektebestrijding (CDC) en/of de overheid en lokale overheden met betrekking tot het vermogen om samen te komen en ook de politieke elementen van de vraag of mensen samenkomen. Dit zijn zeker uitdagingen voor een aantal van onze grotere zakelijke klanten met een groot personeelsbestand. Mensen vragen om naar het kantoor te komen om hun computer over te dragen voor een onderzoek was al een moeilijke discussie en nog meer in de tijd van sociale afstand.

Met al deze gezondheidsrisico's om rekening te houden, werken we samen met bedrijven om noodplannen te implementeren die sterk afhankelijk zijn van technologie, waaronder het consolideren van het bereik van gegevenspunten rond archiefsystemen of agents en het opzetten van beleidsmaatregelen die de verspreiding van gegevens naar bronnen voorkomen die is misschien moeilijker voor ons om te verzamelen in geval van een incident.

Mike, mensen denken over het algemeen over eDiscovery wordt geassocieerd met geschillen, maar ik zie het steeds meer verbonden met andere activiteiten zoals onderzoeken, vooral omdat ze betrekking hebben op FTC en DOJ onderzoeken en Second Verzoeken. Wat zijn uw gedachten daarover en wat doet HaystackID om uitdagingen op dat gebied aan te pakken?

Ik zou zeggen dat ongeveer 90% van mijn praktijk een handhavings- en regelgevingsreactie zou noemen. Het is veel anders dan een typische rechtszaak. Als je in je 'gewichtsklasse' als eDiscovery leverancier opstijgt, begin je er veel meer van te zien. Het is ook gebaseerd op je mogelijkheden van een wereldwijde schaal, waar we de afgelopen vijf jaar echt op hebben gericht uit te breiden. Een recente uitdaging hierbij is dat toezichthouders, vanwege de pandemie, advocaten en hun cliënten de indruk gaven dat ze clementie zouden bieden op het gebied van timingovereenkomsten, en dan plotseling weer druk begonnen te zetten om het onderzoeksproces snel in gang te houden, wat tot verwarring heeft geleid. De toezichthouders vervelen zich ook thuis, maar zijn nu zeker weer aan het werk.

Onderzoeken breken vaak het paradigma van traditionele operationele modellen. Hoewel je typische rechtszaken soms chaotisch kunnen zijn, heb je nog steeds een goed gevoel van wat er nodig is en wat de mijlpalen zijn en de timing voor die mijlpalen. Onderzoeken zijn veel onvoorspelbaarder in termen van wat te verwachten en de timing ervan, vooral in Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) en antitrustonderzoeken. We beginnen met een verwachting van reikwijdte, maar als je je werk doet en je ontdekt bewijs in het onderzoek, kan die omvang drastisch schalen en veranderen. Als gevolg hiervan hebt u ervaren en aanpasbare teams nodig die vaak uw meest doorgewinterde mensen zijn met ervaring in het beheer van de hele onderneming om snel veranderende deadlines te halen.

Vanuit het oogpunt van Tweede Verzoek zien we grotere en grotere Tweede Verzoeken. Ik heb vorig jaar persoonlijk toezicht gehouden op meer dan tien tweede verzoeken, wat neerkomt op ongeveer 15% van alle tweede verzoeken die worden uitgevoerd. En we blijven nog meer zien dit jaar. De maten van de deals zijn veel groter. In dit economische klimaat hebben veel bedrijven contant geld aan de zijlijn en willen profiteren van bepaalde synergieën, dus zien we grotere deals naar buiten komen als mensen kijken naar het opruimen van balansen. We zien ook hoe meer van deze alternatieve gegevenstypen die we hebben besproken en moeten worden beoordeeld en geproduceerd, dus we hebben eigen workflows waarmee we die korte berichtformaten en alternatieve gegevenstypen via ons Technology Assisted Review (TAR) -proces voor Second Requests kunnen doorsturen. Net als bij geschillen is het net zo belangrijk om een efficiënte TAR-workflow te creëren voor Second Aanvragen. Voor zaken met maar liefst 50+ bewaarnemers aan de Second Request kant, is het beheren van dat volume aan gegevens binnen een TAR-workflow van cruciaal belang om te voorkomen dat we maar liefst vier keer zoveel besteden aan een puur menselijke beoordeling.

HayStackID heeft daar veel werk verricht om dat proces te stroomlijnen. Bovendien zorgt het hebben van een gevechtsplan en een playbook dat al onze regisseurs en onze hoofden van bepaalde afdelingen samenbrengt en hen in echt actieve toezichtsrollen plaatst op deze zaken voor hun succes. Omdat de risico's ongelooflijk hoog zijn, doen we er alles aan om ervoor te zorgen dat ze zo goed mogelijk gaan.

Deel drie

Intellectuele eigendom (IP) is een ander gebied waar het lijkt alsof de activiteit toeneemt in zowel gevallen als in onderzoeken. Hoe heb je die trend zien ontwikkelen met de klanten van HaystackID en wat doe je om klanten in die gebieden te helpen?

Digitale forensisch onderzoek in de private sector, naast het verzamelen van gegevens, wordt vaak geassocieerd met bedrijfsgeheimen zaken in IP-geschillen. Deze gaan vaak veel meer hand in hand en we zien een toename van IP-geschillen in de traditionele zin die ook een component van bedrijfsgeheimen heeft. We nemen holistische benaderingen om de gegevens te begrijpen, analyseren verschillende gegevensexfiltratiepunten in de loop van de tijd om voor onze juridische cliënten te illustreren hoe een wetsvoorstel bij wijze van spreken een wet werd bij het bekijken van een bestand en hoe het hun organisatie verliet of in hun organisatie werd ingevoerd. Om dat zo eenvoudig mogelijk te maken voor de advocaten, een deel van het technische jargon uit te schakelen en hen zeer duidelijk bewijs te geven dat ze kunnen gebruiken, of het nu in bewegingspraktijk, verklaringen of andere gebeurtenissen, is gewoon gebaseerd op onze ervaring met het doen van veel van dit soort onderzoeken.

We hebben een toegewijd team dat zich kan richten op vertrokken werknemers onderzoeken, om te bepalen of de medewerker gegevens meeneemt wanneer hij het bedrijf verlaat. Dat onderzoekswerk valt ook in onze bedrijfsgeheimen en handhavingspraktijk en we werken met veel verschillende bedrijven aan IP-kwesties.

Nogmaals, je hebt te maken met zeer complexe gegevenstypen terwijl je in verschillende technologiebedrijven terechtkomt. We doen veel broncode reviews voor sommige van de echt grote tech bedrijven, en broncode is vaak het grote „kroonjuweel” van de zaak. De mogelijkheid voor de technische bank van HaystackID en ons webteam (dat ook meer van ons broncodebeoordelingsteam overlapt) om die gegevenspunten te extraheren in een indeling die relevant is voor wat in revisie valt en begrijpen wat een concept is versus een definitieve versie en dat soort dingen voor IP-geschillen hebben ingeschakeld onze klanten om aanzienlijk te profiteren.

Je bent ook een frequente deelnemer aan de educatieve webcasts van HayStackID. Wat zijn uw observaties over hoe het vertrouwen in eDiscovery zich in de loop der jaren heeft ontwikkeld en waar het nu staat?

Ik zal het apart over advocatenkantoren en bedrijven hebben. Advocatenkantoren hebben zichzelf gereorganiseerd waar ik het gevoel heb dat hun topmensen echt degenen zijn die communiceren met hun klanten en leveranciers. We hebben kennis gezien van competentie daar en dat is geweldig, want het komt ons ook ten goede als discussies over problemen korter zijn. Maar we zijn altijd blij om dingen uit te leggen en mensen te onderwijzen. Maar ik zie meer talent in het personeelsbestand en zeker mensen die vooruitstrevend blijven zijn zelfopvoeding, want er zijn veel educatieve mogelijkheden die er zijn. Ik denk dat je altijd bezig bent met dingen die een beetje buiten je slagles staan, als je op de juiste plek werkt, en veel van mijn klanten hebben dat gedaan en ik heb ze daar echt zien groeien. Naast onze educatieve webcast-serie doen we ook een tot twee dagen durende in-person digitale forensische training die niet echt verkoopbaar is, ze zijn meer operationeel, wat volgens mij ongelooflijk waardevol is geweest voor mijn klanten, en hen geholpen heeft om aan te pakken waar ze worstelen.

Aan de zakelijke kant, als ze een eDiscovery afdeling hebben, zien we meestal dat ze geavanceerder zijn. Ze zijn vaak afgestudeerd bij een verkoper en gingen naar een advocatenkantoor en daar afgestudeerd in een bedrijf. Veel van deze bedrijven die een eDiscovery afdeling hebben, besteden veel aan eDiscovery, dus ze zijn op zoek naar dat talent om die kosten te beperken en tegelijkertijd het risico te verminderen. Ik denk dat we daar behoorlijk volwassen zijn.

We hebben veel klanten via ons corporate consulting programma die nog steeds uitdagingen hebben en hulp nodig hebben. Het is geweldig om met zeer competente mensen te kunnen werken, maar er zijn gevallen waarin een organisatie op zoek is naar een eDiscovery afdeling. We helpen er ook graag bij, of het nu gaat om een consultancy standpunt tot een volledig geïntegreerde oplossing waar we in die geest functioneren.

Waar werk je nog meer aan waar je onze lezers over zou willen weten?

Ik denk dat we echt veel comfortabeler zijn geworden met het duwen van onze klanten om ons in staat te stellen om met hen samen te werken aan een strategie standpunt en een beter begrip van de materie doelen te krijgen, zodat we meer consultatief kunnen zijn. We krijgen betere soorten informatie uit hun eDiscovery collecties, meer gegevens over de documenten in plaats van de documenten zelf. Onze data analytics en data science teams zijn behoorlijk druk geweest, wat allemaal speelt in onze „casting a net” -aanpak rond reactiesnelheid. We besteden het grootste deel van onze tijd met al deze nieuwe gegevenstypen om waarde te genereren voor onze klanten.

En ik blijf hameren op de nieuwe gegevenstypen, omdat we, als eDiscovery leverancier, erkennen dat veel van onze klanten hun eigen capaciteit hebben. Vooral tijdens een pandemie, is hen gevraagd om hun werk in huis te houden. Maar ze moeten nog steeds veel werk naar leveranciers van onze omvang en schaal sturen wanneer er alternatieve gegevenstypen zijn of wanneer de zaak gewoon te snel beweegt. Daarom zijn we er zo op gefocust. We bieden meer gestructureerde analyses, verzamelen datapunten uit oproeprecords met actuele documenten en met tweets en chats van Slack en Teams.

Het geven van onze eindklanten een tijdlijn rond activiteiten om hen in staat te stellen geïnformeerd discussies te hebben die gebaseerd zijn op feiten over hun gegevens in een vroeg stadium met toezichthouders is van cruciaal belang om hun uitgaven en risico's te verminderen en hen in staat te stellen juridische inspanningen te richten op de werkelijke kwesties binnen verschillende zaken, in plaats van gewoon te drijven door een zee van niet-reagerende materialen alleen maar omwille van het raken van een checkbox. We hebben voorbeelden en werkproducten en rapporten die ons echt in een nieuwe klasse brengen voor zover onze consultingmogelijkheden en klanten steeds weer terugkomen voor dat aanbod.

Mike, bedankt voor je tijd vandaag en bedankt voor je deelname aan de eDiscovery Today Thought Leader Interview Series!

Aanvullende Lezen

+ Thought Leader Trending: John Wilson met eDiscovery vandaag Doug Austin

+ Thought Leader Trending: Ashish Prasad met eDiscovery vandaag Doug Austin

Request a Discussion or Demonstration