Tendances de chef de pensée : Michael Sarlo avec Doug Austin d'aujourd'hui

Tendances de chef de pensée : Michael Sarlo avec Doug Austin d'aujourd'hui 850 400 Marketing Team
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Note de l'éditeur : L'expert et commentateur de l'industrie eDiscovery Doug Austin, dans le cadre de sa série Thought Leader, publié sur son blog eDiscoveryToday.com, a récemment interviewé Michael Sarlo, associé et vice-président exécutif principal de eDiscovery et Digital Forensics chez HayStackID. Doug est un chef de file éprouvé de l'eDiscovery avec plus de 30 ans d'expérience dans la prestation de meilleures pratiques, de conseils en technologie juridique et de services de gestion de projets techniques à de nombreux clients commerciaux et gouvernementaux. Doug publie également un blog quotidien depuis 2010. Vous trouverez ci-dessous le texte intégral de son récent entretien en trois parties avec Sarlo de HayStackID, tel qu'il est partagé sur le blog quotidien, eDiscovery Today.

Entretien avec Michael Sarlo de HayStackID : Tendances et meilleures pratiques en matière de découverte électronique

J'ai récemment interviewé Michael Sarlo, associé et vice-président exécutif senior d'eDiscovery of Digital Forensics chez HayStackID, expert en questions transfrontalières et questions de confidentialité des données de l'UE, ainsi qu'un légiste certifié et hautement qualifié. Nous avons tellement abordé en ce qui concerne les tendances eDiscovery que nous n'avons pas pu tout intégrer dans un seul article de blog. La première partie de mon entrevue a été publiée mercredi dernier (12 août 2020) et la deuxième partie a été publiée vendredi dernier (14 août 2020), et voici la troisième et dernière partie (17 août 2020).

Première partie

Il est temps pour une autre interview de leader d'opinion sur eDiscovery Today ! Ma dernière interview était avec un expert en questions transfrontalières et en questions de confidentialité des données de l'UE, qui est également un légiste certifié et hautement qualifié !

En tant que associé et vice-président exécutif principal de l'eDiscovery et de la Digital Forensics chez HayStackID, Michael Sarlo facilite toutes les opérations liées à la découverte électronique, à la criminalistique numérique et à la stratégie de contentieux, tant aux États-Unis qu'à l'étranger, tout en travaillant sur des projets hautement complexes de criminalistique et de découverte électronique. Michael parle couramment d'une grande variété de technologies d'évaluation médico-légale, de traitement électronique et d'hébergement, en plus de l'infrastructure informatique associée au déploiement et à l'administration de tels outils. Il est également un conférencier très fréquent sur les meilleures pratiques de criminalistique numérique, les questions liées au RGPD, les méthodologies de traitement ESI et les stratégies de limitation des coûts pour travailler avec des volumes massifs de données. De plus, Michael est un témoin expert et détient des certifications dans divers domaines, notamment Cellebrite, EnCase, BlackLight. Il est également administrateur certifié Relativity.

Mike, en tant que vice-président de l'eDiscovery et de la Digital Forensics chez HayStackID, je suis sûr que vous avez vu des changements concernant la façon dont l'eDiscovery est menée depuis le début de la pandémie. Quelles sont vos observations concernant ces changements et les environnements de travail dans lesquels tant d'entre nous ont été pousés ?

En tant que fournisseur de services de découverte électronique, nous avons eu la chance d'être particulièrement résilients en ce qui concerne l'adaptation de notre entreprise aux besoins de nos clients à mesure qu'ils évoluent vers un environnement de bureau distant, et ce que nous avons remarqué que nous étions déjà très habitués à travailler à distance. En tant que fournisseur d'eDiscovery qui a été « dans les mauvaises herbes » en tant que gestionnaire de projet et responsable des opérations, nous nous sommes déjà adaptés à la gestion d'une charge de travail importante grâce au travail à distance. Cependant, nous avons remarqué que beaucoup de nos clients ont eu beaucoup de mal à résoudre les problèmes liés à leur infrastructure, tels que leur capacité à se connecter à distance, la réception d'un disque dur à distance et même la sortie d'une production. Par le passé, le rôle de soutien aux litiges devait être au bureau trois jours par semaine au moins, et souvent cinq jours par semaine, et on demande habituellement aux entreprises d'avoir une porte ouverte en tout temps. C'est la culture d'être un personnel de soutien dans les cabinets d'avocats, de sorte que le travail à distance a entraîné des changements importants dans ce domaine. Certes, les individus cherchent à montrer plus de valeur que jamais, donc j'ai remarqué que les heures sont devenues plus longues. Nous faisons plus de travail en une seule journée et, souvent, nous commençons même de nouvelles affaires et avons des discussions précoces avec nos clients corporatifs et leurs avocats externes tard le soir, où ce genre d'appels se produirait normalement pendant la journée. Ainsi, la journée de travail générale a augmenté en longueur, tout comme la quantité de points d'exécution qui doivent être traités en une seule journée.

Cependant, je pense que c'est un peu équilibré maintenant, et les gens se sont adaptés au travail à domicile. Les améliorations apportées à la technologie ont contribué à cela. Auparavant, il y avait des problèmes d'infrastructure généraux et des problèmes liés à la vidéoconférence et à la réalisation de partages d'écran, mais cela s'est beaucoup amélioré, afin que nos clients puissent travailler à domicile de manière plus collaborative. Du point de vue de l'eDiscovery, il s'agit de défis tels que l'entrée et la sortie de données physiques dans le datacenter, de sorte que nous avons toujours un œil sur la poursuite de la rationalisation de ce processus pour les engagements des clients grâce à une planification minutieuse.

Oui, il a certainement été intéressant de voir comment l'équilibre travail/vie privée a changé, en particulier, ou s'est accéléré pendant la pandémie. Alors, comment pensez-vous que la pandémie aura finalement une incidence sur la profession juridique et l'industrie de la découverte électronique, et à quoi pensez-vous que le paysage de notre industrie ressemble dans 12 mois ?

Je pense que le travail à distance est là pour rester un certain temps, mais je pense aussi que les gens voudront éventuellement retourner au bureau et voir leurs collègues et avoir un espace où ils peuvent travailler. Du point de vue des processus, la criminalistique numérique, où je passe beaucoup de temps à travailler sur des enquêtes, est devenue plus difficile. La collecte et l'examen des données posent des défis plus complexes avec les nouveaux types de données que nous constatons à la suite de la pandémie, alors que nous sommes passés à des outils de collaboration basés sur le Web. Les données provenant d'applications de collaboration telles que Slack sont désormais monnaie courante, tout comme les données des téléphones cellulaires, ce qui n'était pas le cas il y a cinq ans. La pratique courante a changé au cours des quatre ou cinq dernières années et, maintenant, ces données sont potentiellement pertinentes dans chaque cas.

Chez HayStackID, nous avons réussi à offrir une main-d'œuvre à distance sécurisée à nos clients finaux, qu'ils soient des sociétés ou des cabinets d'avocats. Nous étions déjà un chef de file en matière de contrôle à distance sécurisé et, du moins pour les questions à grande échelle, nous avons pu travailler avec les services informatiques pour pouvoir effectuer efficacement la découverte électronique à distance. Si vous êtes dans une enquête, vous devez souvent être en mesure de collecter des données, de les traiter et de les examiner le même jour — surtout lorsque vous avez un régulateur qui vous souffle dans le cou — dans de nombreux cas, ce type d'échelle et de capacité ne peut être offert qu'avec une véritable intégration entre un fournisseur comme HayStackID et une société dans leur entreprise. Maintenant, il est nécessaire de déployer ces intégrations pour des projets beaucoup plus petits, afin que nous puissions maintenir la distanciation sociale. Il y a certaines économies à cela, mais il y a aussi des lacunes dans la mesure où vos gardiens se trouvent dans des endroits plus divers avec de nombreux horaires différents, de sorte que la planification est plus lourde. Vous essayez d'obtenir plus de données sur une base dépositaire par dépositaire, et certains référentiels de données ne sont pas parfaits pour la collecte à distance, tels que les téléphones et tablettes Android, ou les chipsets de téléphone.

Par conséquent, nous avons dû équilibrer les collections sur site (où nous ramassons, assainissons et retournons dans n'importe lequel de nos laboratoires à travers le pays) par rapport à un plus grand nombre de ces flux de travail de collecte à distance. En outre, en raison du travail à distance considérable, les entreprises s'éloignent des systèmes d'archivage hérités vers des systèmes d'archivage nouvelle génération, qui sont davantage basés sur le cloud. Ils surveillent et enregistrent un grand nombre de types de données qui étaient autrefois plus éphémères, de sorte que nous avons constaté une meilleure conformité avec une meilleure rétention des données. Cela conduit à des volumes de données plus importants, obligeant les gens à rationaliser certains processus et à devenir plus agiles dans d'autres, et HayStackID essaie d'innover dans ces processus dans de nombreux domaines différents en ce moment.

Deuxième partie

Vous avez déjà abordé un peu la découverte de sources de données non traditionnelles. Quelles autres observations avez-vous à leur sujet et quels conseils avez-vous à l'intention de nos lecteurs en ce qui concerne ces sources ESI ?

Avec les sources de données non traditionnelles, nous parlons beaucoup de la collecte de données, mais le plus grand problème peut être de les présenter sous une forme qui pourrait être utilisée dans une déposition ou dans une salle d'audience qui représente ce à quoi elle ressemblait lorsqu'elle était affichée à l'origine via votre navigateur Web. 95% des types de données non traditionnels sont basés sur le Web, ou du moins sur le Web dans la nature. Là où nous innovons vraiment maintenant, c'est l'examen de ces données et de nouveaux mécanismes afin de pouvoir identifier plus tôt les données susceptibles de répondre aux besoins. Nous travaillons avec un grand nombre de ces types de données à l'aide de workflows analytiques de pointe, plus du point de vue de l'analyse structurée, en tirant parti d'une analyse de données de haut niveau dès le départ. Non seulement être en mesure de trouver les données importantes plus rapidement, mais aussi de masser ces types de données dans différents types de plateformes d'analyse, afin qu'elles puissent être examinées dans leur contexte et agir normalement. Je pense que c'est la phase de nouvelle génération où nous allons dans eDiscovery.

Vous avez également parlé un peu de ce que vous faites avec les entreprises et les entreprises sont confrontées à plus de défis que jamais en ce qui concerne la pandémie. Et ceux-ci s'étendent certainement aussi à la découverte. HayStackID a une pratique de conseil d'entreprise très établie. Quels conseils donnez-vous et HayStackID à vos clients d'entreprise sur la façon de relever ces défis ?

Les défis sont robustes pour nos clients d'entreprise et les problèmes de santé actuels en matière de pandémie sont les plus importants. Il s'agit certainement de risques potentiels de responsabilité en ce qui concerne la congrégation des employés, l'obligation de répondre aux orientations changeantes du Center for Disease Control (CDC) et/ou des gouvernements des États et des collectivités locales concernant la capacité de se réunir, ainsi que les éléments politiques de savoir si les gens devraient être se rassemblent. Ce sont certainement des défis pour certaines de nos grandes entreprises clientes qui ont une main-d'œuvre importante. Demander aux gens de venir au bureau pour remettre leur ordinateur pour une enquête était déjà une discussion difficile et encore plus à l'époque de l'éloignement social.

En tenant compte de tous ces risques pour la santé, nous travaillons avec les entreprises pour déployer des plans d'urgence qui reposent fortement sur la technologie, ce qui comprend la consolidation de la portée des points de données autour des systèmes d'archivage ou des agents et la mise en place de politiques qui empêchent la prolifération des données vers des sources qui pourrait être plus difficile pour nous à recueillir en cas d'incident.

Mike, les gens pensent généralement que la découverte électronique est associée à des litiges, mais je vois qu'elle est de plus en plus liée à d'autres activités telles que les enquêtes, surtout en ce qui concerne les enquêtes de la FTC et du MJ et les deuxièmes demandes. Que pensez-vous de cela et que fait HayStackID pour relever les défis dans ce domaine ?

Je dirais qu'environ 90 % de ma pratique est ce que j'appellerais une réponse à l'application de la loi et à la réglementation. C'est bien différent d'un litige typique. À mesure que vous évoluez dans votre « classe de poids » en tant que fournisseur d'eDiscovery, vous commencez à en voir beaucoup plus et cela repose également sur vos capacités à l'échelle mondiale, que nous avons vraiment mis l'accent sur l'expansion au cours des cinq dernières années. Un défi récent est que les organismes de réglementation, en raison de la pandémie, ont donné aux avocats et à leurs clients l'impression qu'ils offriraient de la clémence sur les accords de calendrier, puis ont soudainement commencé à exercer de nouveau la pression pour que le processus d'enquête se déroule rapidement, ce qui a conduit à la confusion. Les régulateurs s'ennuyaient aussi assis à la maison, mais ils sont certainement de retour au travail maintenant.

Les enquêtes brisent souvent le paradigme des modèles opérationnels traditionnels. Même si votre litige typique peut parfois être chaotique, vous avez toujours une bonne idée de ce qui est requis, des jalons et du calendrier de ces jalons. Les enquêtes sont beaucoup plus imprévisibles en ce qui a trait à ce à quoi il faut s'attendre et à l'échéancier de tout cela, en particulier dans le cadre de la Loi sur les pratiques de corruption à l'étranger (FCPA) et des enquêtes antitrust. Nous commençons par une attente de portée, mais si vous faites votre travail et que vous découvrez des preuves au cours de l'enquête, cette portée peut considérablement évoluer et changer. Par conséquent, vous avez besoin d'équipes expérimentées et adaptables qui sont souvent vos personnes les plus expérimentées et possédant une expérience de gestion dans l'ensemble de l'entreprise pour respecter les délais en constante évolution.

Du point de vue de la deuxième requête, nous voyons de plus en plus de Second Request. J'ai personnellement supervisé plus de dix deuxièmes demandes l'an dernier, soit environ 15 % de toutes les deuxièmes demandes en cours. Et nous continuons d'en voir encore plus cette année. Les tailles des offres sont beaucoup plus grandes. Dans ce climat économique, beaucoup d'entreprises ont de l'argent en marge et cherchent à tirer parti de certaines synergies, donc nous voyons des transactions plus importantes sortir alors que les gens cherchent à nettoyer leurs bilans. Nous constatons également que les autres types de données dont nous avons discuté doivent être examinés et produits, nous avons donc des workflows propriétaires qui nous permettent de pousser ces formats de messages courts et d'autres types de données par le biais de notre processus d'examen assisté par la technologie (TAR) pour les deuxièmes demandes. Comme pour les litiges, il est tout aussi important de créer un flux de travail TAR efficace pour les deuxièmes requêtes. Pour les questions qui comptent jusqu'à 50 gardiens du côté de la deuxième demande, la gestion de ce volume de données au sein d'un flux de travail de TAR est essentielle pour éviter de dépenser jusqu'à quatre fois ce que nous dépenserions pour un examen purement humain.

HayStackID a fait beaucoup de travail là-bas pour rationaliser ce processus. De plus, le simple fait d'avoir un plan de bataille et un livre de jeu qui rassemble tous nos directeurs et nos chefs de certains ministères et les place dans des rôles de surveillance vraiment actifs sur ces questions contribue à assurer leur succès. Parce que les risques sont incroyablement élevés, nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour nous assurer qu'ils se passent aussi bien que possible.

Troisième partie

La propriété intellectuelle (PI) est un autre domaine où il semble que l'activité augmente tant dans les cas que dans les enquêtes. Comment avez-vous vu cette tendance évoluer avec les clients de HayStackID et que faites-vous pour aider les clients dans ces domaines ?

La criminalistique numérique dans le secteur privé, outre la collecte de données, est souvent associée à des questions de secrets commerciaux dans le cadre de litiges en matière de propriété intellectuelle. Celles-ci vont souvent beaucoup plus étroitement dans la main et nous assistons à une augmentation du nombre de litiges en matière de propriété intellectuelle au sens traditionnel, qui comporte également un volet secret commercial. Nous adoptons des approches holistiques pour comprendre les données, en analysant divers points d'exfiltration de données au fil du temps pour être en mesure d'illustrer pour nos clients juridiques comment un projet de loi est devenu une loi, pour ainsi dire, lorsqu'il regarde un dossier et comment il a quitté leur organisation ou est entré dans leur organisation. Rendre cela aussi simple que possible pour les avocats, enlever certains des jargons techniques et leur fournir des preuves très claires qu'ils peuvent utiliser, que ce soit dans la pratique de la motion, les dépositions ou d'autres événements, est simplement basé sur notre expérience dans plusieurs de ces types d'enquêtes.

Nous avons une équipe dédiée qui peut se concentrer sur les enquêtes des employés quittés, afin de déterminer si l'employé prend des données avec eux lorsqu'il quitte l'entreprise. Ce travail d'enquête relève également de nos pratiques en matière de secrets commerciaux et d'application de la loi, et nous travaillons avec de nombreuses sociétés différentes sur les questions de propriété intellectuelle.

Une fois de plus, vous avez affaire à des types de données très complexes lorsque vous entrez dans différentes entreprises technologiques. Nous faisons beaucoup de critiques de code source pour certaines des très grandes entreprises technologiques, et le code source est souvent le grand « joyau de la couronne » de l'affaire. La capacité du banc technique de HayStackID et de notre équipe Web (qui chevauche également davantage notre équipe de révision du code source) d'extraire ces points de données dans un format adapté à ce qui est en cours d'examen et de comprendre ce qu'est un brouillon par rapport à une version finale et des choses comme ça pour les litiges en matière de propriété intellectuelle ont permis de nos clients à en profiter considérablement.

Vous êtes également un participant fréquent aux webdiffusions éducatives de HayStackID. Quelles sont vos observations sur l'évolution de la confiance à l'égard de la découverte électronique au fil des ans et sur sa situation actuelle ?

Je parlerai des cabinets d'avocats et des sociétés séparément. Les cabinets d'avocats se sont réorganisés là où j'ai l'impression que leurs meilleurs employés sont ceux qui communiquent avec leurs clients et leurs fournisseurs. Nous avons vu la compétence monter là-haut et c'est génial, parce qu'elle nous profite aussi lorsque les discussions sur les problèmes sont plus courtes. Bien que nous soyons toujours heureux d'expliquer les choses et d'éduquer les gens. Mais je vois plus de talents sur le marché du travail et certainement les gens qui restent à la pointe de l'éducation s'autoforment, car il y a beaucoup de possibilités d'éducation. Je pense que vous êtes toujours poussé dans des choses qui sont un peu en dehors de votre classe de frappe, si vous travaillez au bon endroit, et beaucoup de mes clients l'ont fait et je les ai vraiment vus grandir là-bas. En plus de notre série de webdiffusions éducatives, nous offrons également une formation en criminalistique numérique d'un à deux jours qui n'est pas vraiment axée sur les ventes, qui est plus opérationnelle, ce qui, je pense, a été incroyablement précieux pour mes clients et les a aidés à trouver où ils se battent.

Du côté de l'entreprise, s'ils disposent d'un service de découverte électronique, nous constatons généralement qu'ils sont plus avancés. Ils ont souvent obtenu leur diplôme d'un vendeur et sont entrés dans un cabinet d'avocats, puis ont obtenu leur diplôme en société. Bon nombre de ces entreprises qui ont un service de découverte électronique dépensent beaucoup pour la découverte électronique, donc elles recherchent ce talent pour atténuer ces dépenses tout en réduisant les risques. Je pense qu'on est mûrs là-bas.

Nous avons beaucoup de clients par le biais de notre programme de conseil d'entreprise qui ont encore des défis et ont besoin d'aide, cependant. C'est génial de pouvoir travailler avec des personnes très compétentes, mais il y a des cas où une organisation cherche à mettre en place un service de découverte électronique. Nous sommes heureux de vous aider aussi, que ce soit du point de vue du conseil jusqu'à une solution entièrement intégrée où nous fonctionnons dans cette veine.

Sur quoi travaillez-vous d'autre que vous aimeriez que nos lecteurs sachent ?

Je pense que nous sommes devenus beaucoup plus à l'aise en poussant nos clients à nous permettre de travailler avec eux sur un point de vue stratégique et d'obtenir une meilleure compréhension des objectifs de la question, afin que nous puissions être plus consultés. Nous obtenons de meilleurs types d'informations à partir de leurs collections de découverte électronique, plus de données sur les documents plutôt que sur les documents eux-mêmes. Nos équipes d'analyse des données et de science des données ont été très occupées, ce qui fait partie de notre approche « casting a net » autour de la réactivité. Nous passons la plus grande partie de notre temps avec tous ces nouveaux types de données sur l'âge pour générer de la valeur pour nos clients.

Et je continue de parler des nouveaux types de données de l'âge parce que, en tant que fournisseur d'eDiscovery, nous reconnaissons qu'un grand nombre de nos clients ont leur propre capacité. Surtout pendant une pandémie, on leur a demandé de continuer à travailler à l'interne. Mais, ils doivent encore envoyer beaucoup de travail aux fournisseurs de notre taille et de notre échelle lorsqu'il existe d'autres types de données ou lorsque le dossier est tout simplement trop rapide. C'est pour ça que nous sommes tellement concentrés sur ça. Nous fournissons des analyses plus structurées, recueillant des points de données à partir d'enregistrements d'appels avec des documents réels et avec des tweets et des chats Slack et Teams.

Il a été absolument essentiel de donner à nos clients finaux un calendrier des activités pour leur permettre d'avoir des discussions éclairées fondées sur des faits relatifs à leurs données avec les organismes de réglementation afin de réduire leurs dépenses et leurs risques et de leur permettre de concentrer leurs efforts juridiques sur les questions réelles liées à diverses questions, plutôt que de simplement dériver à travers une mer de matériaux qui ne répondent pas simplement pour cocher une case. Nous avons des exemples, des produits de travail et des rapports qui nous placent vraiment dans une nouvelle catégorie en ce qui concerne nos capacités de conseil et nos clients reviennent encore et encore pour cette offre.

Mike, merci pour votre temps d'aujourd'hui et merci de participer à la série d'entrevues sur eDiscovery Today Thought Leader !

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