Tendencia del líder del pensamiento: Michael Sarlo con eDiscovery Doug Austin de hoy

Tendencia del líder del pensamiento: Michael Sarlo con eDiscovery Doug Austin de hoy 850 400 Marketing Team
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Nota del editor: El experto en eDiscovery de la industria y comentarista Doug Austin, como parte de su Thought Leader Series, publicado en su blog eDiscoveryToday.com, entrevistó recientemente a Michael Sarlo, Socio y Vicepresidente Ejecutivo Senior de eDiscovery y Digital Forensics para HayStackID. Doug es un líder de pensamiento de eDiscovery establecido con más de 30 años de experiencia proporcionando mejores prácticas de eDiscovery, consultoría de tecnología legal y servicios de gestión de proyectos técnicos a numerosos clientes comerciales y gubernamentales. Doug también ha publicado un blog diario desde 2010. A continuación se presenta el texto completo de su reciente entrevista en tres partes con Sarlo de HayStackid tal como se comparte en el blog diario, eDiscovery Today.

Entrevista de líder del pensamiento con Michael Sarlo de HayStackID: Tendencias de eDiscovery y mejores prácticas

Recientemente entrevisté a Michael Sarlo, socio y vicepresidente ejecutivo sénior de eDiscovery of Digital Forensics para HayStackID, experto en asuntos transfronterizos y cuestiones relativas a la privacidad de datos de la UE, así como un examinador forense certificado y altamente acreditado. Hemos cubierto tanto con respecto a las tendencias de eDiscovery que no podíamos encajar todo en una sola publicación de blog. La primera parte de mi entrevista fue publicada el miércoles pasado (12 de agosto de 2020) y la segunda parte fue publicada el viernes pasado (14 de agosto de 2020), y aquí está la tercera y última parte (17 de agosto de 2020).

Primera parte

¡Es hora de otra entrevista de líder de pensamiento en eDiscovery Today! Mi última entrevista fue con un experto en asuntos transfronterizos y asuntos de privacidad de datos de la UE, que también es un examinador forense certificado y altamente acreditado.

Como socio y vicepresidente ejecutivo sénior de eDiscovery y Digital Forensics en HayStackID, Michael Sarlo facilita todas las operaciones relacionadas con el descubrimiento electrónico, la investigación forense digital y la estrategia de litigios tanto en los Estados Unidos como en el extranjero, mientras trabaja en proyectos forenses y eDiscovery altamente complejos. Michael domina con fluidez una amplia variedad de tecnologías de evaluación de casos iniciales forenses digitales, procesamiento de eDiscovery y hospedaje, además de la infraestructura de TI asociada con la implementación y administración de dichas herramientas. También es un orador muy frecuente sobre mejores prácticas forenses digitales, cuestiones relacionadas con el RGPD, metodologías de tratamiento ESI y estrategias de contención de costos para trabajar con volúmenes masivos de datos. Además, Michael es un testigo experto y posee certificaciones en una variedad de áreas para incluir, pero no limitado a, Cellebrite, EnCase, BlackLight. También es Administrador Certificado de Relatividad.

Mike, como vicepresidente de eDiscovery y Digital Forense en HayStackID, estoy seguro de que has visto algunos cambios sobre cómo se lleva a cabo eDiscovery desde que comenzó la pandemia. ¿Cuáles son sus observaciones con respecto a esos cambios y a los entornos de trabajo en los que tantos de nosotros hemos sido empujados?

Como proveedor de servicios de eDiscovery, hemos tenido la suerte de ser especialmente resistentes, ya que se relaciona con la adaptación de nuestro negocio a las necesidades de nuestros clientes a medida que se desplazan a un entorno de oficina remota, y lo que hemos notado que ya estábamos muy acostumbrados a trabajar de forma remota. Como proveedor de eDiscovery que ha estado «en las malas hierbas» como jefe de proyecto y persona de operaciones, ya nos hemos adaptado para gestionar una gran carga de trabajo a través del trabajo remoto. Sin embargo, hemos notado que muchos de nuestros clientes han tenido muchos problemas relacionados con su infraestructura, como sus capacidades para iniciar sesión de forma remota, recibir un disco duro de forma remota e incluso obtener una producción. En el pasado, la función de apoyo a los litigios tenía que estar en la oficina tres días a la semana como mínimo, y a menudo cinco días a la semana, y por lo general se pide a las empresas que tengan una puerta abierta en todo momento. Esa ha sido la cultura de ser un personal de apoyo en los bufetes de abogados, por lo que el trabajo a distancia ha provocado grandes cambios allí. Ciertamente, los individuos están buscando mostrar más valor que nunca, así que he notado que las horas se han hecho más largas. Estamos haciendo más trabajo en un solo día, y a menudo incluso iniciamos nuevos asuntos y teniendo conversaciones tempranas de alcance con nuestros clientes corporativos y sus asesores externos a altas horas de la noche, donde ese tipo de llamadas normalmente ocurrirían durante el día. Por lo tanto, la jornada laboral general ha aumentado en longitud, al igual que la cantidad de puntos de ejecución que deben manejarse en un solo día.

Sin embargo, creo que ahora se está equilibrando un poco, y la gente se ha adaptado a trabajar desde casa. Las mejoras con la tecnología han ayudado con eso. Antes, había problemas generales de infraestructura y problemas con las videoconferencias y la realización de recursos compartidos de pantalla, pero eso ha mejorado mucho, para que nuestros clientes puedan trabajar desde casa de manera más colaborativa. Desde el punto de vista de eDiscovery, para nosotros, todo se trata de desafíos como conseguir que los datos físicos entren y salgan del centro de datos, por lo que siempre tenemos en cuenta la necesidad de seguir optimizando ese proceso para las contrataciones de los clientes mediante una planificación cuidadosa.

Sí, ciertamente ha sido interesante cómo ha cambiado, especialmente, o acelerado durante la pandemia el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Entonces, ¿de qué otra manera crees que la pandemia afectará en última instancia a la profesión jurídica y a la industria de eDiscovery, y cómo crees que se verá el panorama en nuestra industria dentro de 12 meses?

Creo que el trabajo remoto está aquí para quedarse por algún tiempo, pero también creo que la gente eventualmente querrá volver a la oficina y ver a sus colegas y tener un espacio donde puedan trabajar. Desde el punto de vista del proceso, la medicina forense digital, donde paso mucho tiempo trabajando en investigaciones, se ha vuelto más difícil. Hay desafíos más complejos de recopilación y revisión de datos con nuevos tipos de datos para manejar que estamos viendo como resultado de la pandemia, ya que hemos pasado a más herramientas de colaboración basadas en la web. Los datos de aplicaciones de colaboración como Slack ahora son comunes, al igual que los datos de los teléfonos celulares, lo que no fue el caso tan reciente como hace cinco años. La práctica habitual ha cambiado en los últimos cuatro o cinco años y, ahora, estos datos son potencialmente pertinentes en todos los casos.

Hemos tenido mucho éxito en HayStackID al ofrecer una fuerza de trabajo remota segura a nuestros clientes finales, ya sean corporaciones o bufetes de abogados. Ya éramos líderes en la revisión remota segura y, al menos para asuntos a gran escala, pudimos trabajar con los departamentos de TI para poder llevar a cabo la exhibición electrónica remota de manera eficaz. Si está en una investigación, a menudo necesita ser capaz de recopilar datos y procesarlos y revisarlos todo el mismo día, especialmente cuando tiene un regulador respirando en el cuello, en muchos casos, ese tipo de escala y capacidad solo se puede ofrecer con una verdadera integración entre un proveedor como HayStackID y una empresa en su empresa. Ahora, hay una necesidad de implementar esas integraciones para proyectos de menor escala, de modo que podamos mantener el distanciamiento social. Hay ciertas eficiencias en eso, pero también hay deficiencias, ya que sus custodios están en lugares más diversos con muchos horarios diferentes, por lo que la programación es más onerosa. Está tratando de obtener más datos en un custodio por custodia, y algunos repositorios de datos no son ideales para la recopilación remota, como teléfonos y tabletas Android, o chipsets de teléfono.

Por lo tanto, hemos tenido que equilibrar las colecciones in situ (donde recogemos, desinfectamos y regresamos en cualquiera de nuestros laboratorios en todo el país) con más de estos flujos de trabajo de recopilación remota. Además, debido a tanto trabajo remoto, las organizaciones se están alejando de los sistemas de archivo heredados a sistemas de archivo de última generación, que están más basados en la nube. Están supervisando y guardando muchos tipos de datos que solían ser de naturaleza más efímera, por lo que hemos visto un mejor cumplimiento con una mejor retención de datos. Esto conduce a volúmenes de datos más grandes, obligando a las personas a racionalizar algunos procesos y volverse más ágiles en otros, y HayStackID está tratando de liderar la innovación en esos procesos en muchos dominios diferentes en este momento.

Segunda parte

Ya ha tocado un poco el descubrimiento de fuentes de datos no tradicionales. ¿Qué otras observaciones tiene con respecto a ellas y qué consejo tiene para nuestros lectores sobre cómo abordar esas fuentes de ESI?

Con fuentes de datos no tradicionales, hablamos mucho sobre la recopilación de datos, pero el problema más importante puede ser presentarlo en una forma que podría usarse en una declaración o en una sala de audiencias que representa lo que parecía cuando se muestra originalmente a través de su navegador web. El 95% de los tipos de datos no tradicionales están basados en la web, o por lo menos basado en la web. Lo que realmente estamos innovando ahora es la revisión de esos datos y nuevos mecanismos para poder identificar los posibles datos sensibles antes. Estamos trabajando con muchos de estos tipos de datos utilizando flujos de trabajo analíticos de vanguardia, más desde un punto de vista analítico estructurado, aprovechando el análisis de datos de alto nivel desde el principio. No solo poder encontrar los datos importantes más rápidamente, sino también masajear estos tipos de datos en diferentes tipos de plataformas de análisis, para que puedan revisarse en contexto y actuar con normalidad. Creo que esa es la fase de próxima generación de adónde vamos en eDiscovery.

También habló un poco sobre lo que está haciendo con las corporaciones y las corporaciones se enfrentan a más desafíos que nunca con respecto a la pandemia. Y esos ciertamente se extienden también al descubrimiento. HayStackID tiene una consultoría corporativa muy establecida. ¿Qué consejo están dando HayStackID y usted a sus clientes corporativos con respecto a cómo abordar esos desafíos?

Los desafíos son sólidos para nuestros clientes corporativos y los problemas actuales de salud pandémica son los principales de ellos. Éstas ciertamente incluyen riesgos potenciales de responsabilidad con respecto a la congregación de empleados, tener que responder a la orientación cambiante del Centro para el Control de Enfermedades (CDC) y/o los gobiernos estatales y locales en cuanto a la capacidad de congregarse y también los elementos políticos de si las personas deben ser congregándose. Estos son definitivamente desafíos para algunos de nuestros clientes corporativos más grandes que tienen una gran fuerza de trabajo. Pedir a la gente que viniera a la oficina para entregar su computadora para una investigación ya era una discusión difícil y más aún en la época del distanciamiento social.

Con todos estos riesgos de salud a tener en cuenta, estamos trabajando con las corporaciones para implementar planes de contingencia que dependen en gran medida de la tecnología, lo que incluye consolidar el alcance de los puntos de datos alrededor de los sistemas o agentes de archiving y establecer políticas que impidan la proliferación de datos a fuentes que podría ser más difícil para nosotros de recoger en caso de un incidente.

Mike, la gente generalmente piensa que eDiscovery está asociado con litigios, pero lo veo cada vez más vinculado a otras actividades como investigaciones, especialmente en lo que se refiere a las investigaciones de FTC y DOJ y a las segundas solicitudes. ¿Cuáles son sus pensamientos sobre eso y qué está haciendo HayStackid para abordar los desafíos en esa área?

Yo diría que alrededor del 90% de mi práctica es lo que yo llamaría una respuesta de cumplimiento y regulación. Es muy diferente a un litigio típico. A medida que avanza en su «clase de peso» como proveedor de eDiscovery, comienza a ver muchas más de ellas y también se basa en sus capacidades a escala global, que realmente nos hemos centrado en expandir en los últimos cinco años. Un desafío reciente aquí es que los reguladores, debido a la pandemia, dieron a los abogados y a sus clientes la impresión de que ofrecerían indulgencia en los acuerdos de tiempo, y de repente comenzaron a presionar de nuevo para que el proceso de investigación siguiera avanzando rápidamente, lo que ha provocado confusión. Los reguladores se aburrían sentados en casa también, pero definitivamente han vuelto a trabajar ahora.

Las investigaciones a menudo rompen el paradigma de los modelos operativos tradicionales. Aunque su litigio típico a veces puede ser caótico, todavía tiene un buen sentido de lo que se requiere y cuáles son los hitos y el momento para esos hitos. Las investigaciones son mucho más impredecibles en términos de qué esperar y el momento para todo esto, especialmente en la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) y las investigaciones antimonopolio. Comenzamos con una expectativa de alcance, pero si usted está haciendo su trabajo y está descubriendo evidencia en la investigación, ese alcance puede escalar y cambiar drásticamente. Como resultado, necesita equipos experimentados y adaptables que a menudo son sus personas más experimentadas con experiencia en la gestión en toda la empresa para cumplir con los plazos que cambian rápidamente.

Desde el punto de vista de la Segunda Solicitud, estamos viendo Second Solicitudes más grandes y más grandes. El año pasado supervisé personalmente más de diez segundas solicitudes, que representan alrededor del 15% de todas las segundas solicitudes que se están llevando a cabo. Y, seguimos viendo aún más este año. Los tamaños de las ofertas son mucho más grandes. En este clima económico, muchas empresas tienen dinero en efectivo al margen y están buscando aprovechar ciertas sinergias, así que estamos viendo grandes ofertas cuando la gente busca limpiar los balances. También estamos viendo el mayor número de estos tipos de datos alternativos que hemos estado discutiendo que necesitan ser revisados y producidos, por lo que tenemos flujos de trabajo propietarios que nos permiten enviar esos formatos de mensajes cortos y tipos de datos alternativos a través de nuestro proceso de revisión asistida por tecnología (TAR) para las segundas solicitudes. Al igual que con los litigios, es igualmente importante crear un flujo de trabajo TAR eficiente para las segundas solicitudes. Para asuntos que tienen hasta 50 custodios en el lado de la Segunda Solicitud, administrar ese volumen de datos dentro de un flujo de trabajo TAR es fundamental para evitar gastar hasta cuatro veces más de lo que gastaríamos en una revisión puramente humana.

HayStackID ha hecho mucho trabajo allí para agilizar ese proceso. Además, tener un plan de batalla y un libro de jugadas que reúne a todos nuestros directores y a nuestros jefes de determinados departamentos y los pone en funciones de supervisión realmente activas en estos asuntos ayuda a garantizar su éxito. Porque los riesgos son increíblemente altos, así que hacemos todo lo posible para asegurarnos de que vayan lo mejor posible.

Tercera parte

La propiedad intelectual (P.I.) es otra esfera en la que parece que la actividad está aumentando tanto en los casos como en las investigaciones. ¿Cómo ha visto que esa tendencia se desarrolla con los clientes de HayStackID y qué está haciendo para ayudar a los clientes en esas áreas?

La investigación forense digital en el sector privado, además de la recopilación de datos, suele asociarse a cuestiones relacionadas con secretos comerciales en los litigios de propiedad intelectual. A menudo, estos problemas van mucho más de la mano y estamos viendo un aumento de los litigios en materia de propiedad intelectual en el sentido tradicional que también tiene un componente de secretos comerciales. Estamos adoptando enfoques holísticos para comprender los datos, analizando varios puntos de exfiltración de datos a lo largo del tiempo para poder ilustrar a nuestros clientes legales cómo un proyecto de ley se convirtió en una ley, por así decirlo, al mirar un archivo y cómo salió de su organización o entró en su organización. Hacer eso lo más simple posible para los abogados, sacar parte de la jerga técnica y darles pruebas muy claras que pueden usar, ya sea en práctica de movimiento, deposiciones u otros eventos se basa en nuestra experiencia haciendo muchos de estos tipos de investigaciones.

Contamos con un equipo dedicado que puede centrarse en las investigaciones de los empleados abandonados, para determinar si el empleado toma datos con ellos cuando abandona la empresa. Ese trabajo de investigación también se inscribe en nuestros secretos comerciales y en nuestras prácticas de aplicación, y trabajamos con muchas empresas diferentes en cuestiones de propiedad intelectual.

Una vez más, está tratando con tipos de datos muy complejos a medida que entra en diferentes empresas tecnológicas. Hacemos muchas revisiones de código fuente para algunas de las empresas realmente grandes de tecnología, y el código fuente es a menudo la gran «joya de la corona» del caso. La capacidad del banco técnico de HayStackID y de nuestro equipo web (que también se superpone a más de nuestro equipo de revisión del código fuente) de extraer esos puntos de datos en un formato relevante para lo que está en el alcance de la revisión y comprensión de lo que es un borrador frente a una versión final y cosas como las que se presentan en los litigios de propiedad intelectual han permitido nuestros clientes se benefician considerablemente.

También es un participante frecuente en los webcasts educativos de HayStackID. ¿Cuáles son sus observaciones sobre cómo la confianza en eDiscovery ha evolucionado a lo largo de los años y su posición actual?

Hablaré de bufetes de abogados y corporaciones por separado. Los bufetes de abogados se han reorganizado donde siento que sus mejores personas son realmente los que se comunican con sus clientes y vendedores. Hemos visto que la competencia va allí y eso es genial, porque nos beneficia también cuando las discusiones sobre problemas son más cortas. Aunque siempre estamos contentos de explicar las cosas y educar a la gente. Pero estoy viendo más talento en la fuerza laboral y ciertamente las personas que están a la vanguardia se autoeducan, ya que hay muchas oportunidades educativas por ahí. Creo que siempre estás metido en cosas que están un poco fuera de tu clase de bateo, si estás trabajando en el lugar correcto, y muchos de mis clientes lo han hecho y los he visto crecer allí. Además de nuestra serie de webcast educativo, también realizamos una capacitación forense digital de uno a dos días en persona que no es realmente lanzada a las ventas, son más operativas, lo que creo que ha sido increíblemente valioso para mis clientes, y los ayudamos a abordar donde están luchando.

En el lado corporativo, si tienen un departamento de eDiscovery, normalmente vemos que son más avanzados. A menudo se graduaron de un vendedor y entraron en un bufete de abogados y luego se graduaron fuera de allí en una corporación. Muchas de estas corporaciones que tienen un departamento de eDiscovery, están gastando mucho en eDiscovery, así que están buscando ese talento para mitigar esos gastos y reducir el riesgo. Creo que somos bastante maduros allí.

Tenemos muchos clientes a través de nuestro programa de consultoría corporativa que todavía tienen desafíos y necesitan ayuda, sin embargo. Es genial poder trabajar con personas muy competentes, pero hay casos en que una organización busca implementar un departamento de eDiscovery. Estamos encantados de ayudar allí también, ya sea desde el punto de vista de la consultoría hasta una solución totalmente integrada en la que funcionamos en ese sentido.

¿En qué más estás trabajando que te gustaría que nuestros lectores supieran?

Creo que realmente nos hemos sentido mucho más cómodos presionando a nuestros clientes para que nos permitan trabajar con ellos desde un punto de vista estratégico y conseguir una mejor comprensión de los objetivos de la materia, para que podamos ser más consultivos. Estamos obteniendo mejores tipos de información de sus colecciones de eDiscovery, más datos sobre los documentos en lugar de los propios documentos. Nuestros equipos de análisis de datos y ciencia de datos han estado bastante ocupados, lo que juega con nuestro enfoque de «lanzar una red» en torno a la capacidad de respuesta. Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo con todos estos tipos de datos de nueva era para generar valor para nuestros clientes.

Y sigo insisando en los tipos de datos de la nueva era porque, como proveedor de eDiscovery, reconocemos que muchos de nuestros clientes tienen su propia capacidad. Especialmente durante una pandemia, se les ha pedido que mantengan el trabajo en casa. Sin embargo, todavía tienen que enviar mucho trabajo a proveedores de nuestro tamaño y escala cuando hay tipos de datos alternativos o cuando el caso simplemente se está moviendo demasiado rápido. Por eso estamos tan concentrados en ello. Estamos proporcionando análisis más estructurados, recopilando puntos de datos de registros de llamadas con documentos reales y con tweets y chats de Slack y Teams.

Dar a nuestros clientes finales un cronograma en torno a las actividades para permitirles tener discusiones informadas basadas en hechos sobre sus datos desde el principio con los reguladores ha sido absolutamente fundamental para reducir su gasto y riesgo y permitirles centrar los esfuerzos legales en los asuntos reales dentro de diversos asuntos, en lugar de simplemente a la deriva a través de un mar de materiales que no responden sólo por el bien de marcar una casilla de verificación. Tenemos ejemplos y productos de trabajo e informes que realmente nos ponen en una nueva clase en lo que respecta a nuestras capacidades de consultoría y clientes vuelven una y otra vez para esa oferta.

Mike, gracias por tu tiempo hoy y gracias por participar en la serie de entrevistas eDiscovery Today Thought Leader.

Lectura adicional

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