Décisions relatives à l'examen à distance sécurisé : Questions et considérations relatives à la qualification

Décisions relatives à l'examen à distance sécurisé : Questions et considérations relatives à la qualification 850 400 Marketing Team
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Note de l'éditeur : HaystackID continue d'être le leader du secteur et le fournisseur le plus expérimenté dans la prestation de services de révision à distance sécurisés pour les examens de documents juridiques. Depuis plus de six ans, notre infrastructure d'examen à distance est mise à profit par les clients AmLaw 100 et Fortune 500. Plus de 425 projets ont été réalisés à ce jour. Avec plus de 16 000 réviseurs qualifiés disponibles pour prendre en charge les examens sécurisés de documents juridiques, les services ReviewRight de HayStackID continuent d'être le premier choix et le meilleur choix pour la révision sécurisée à distance pour les professionnels de la découverte juridique et des données. La mise à jour suivante est conçue pour fournir des questions et des considérations aux décideurs en matière d'eDiscovery qui évaluent les offres et les fournisseurs de contrôle à distance sécurisés.

Décisions relatives à l'examen à distance sécurisé : Questions et considérations relatives à la qualification

Compte tenu des changements rapides intervenus dans l'environnement des services de révision en 2020, de nombreuses organisations qui n'avaient pas auparavant utilisé les examens à distance dans le cadre de leur arsenal eDiscovery évaluent maintenant activement et agressivement les services de révision à distance sécurisés. Comme toutes les offres et les fournisseurs de services d'examen à distance sécurisés ne sont pas égaux, les questions et considérations suivantes peuvent être utiles aux cabinets d'avocats et aux sociétés dans leur évaluation des services d'examen à distance.

Les questions générales qui peuvent aider à clarifier l'expérience et l'expertise d'un fournisseur en matière de services d'examen sécurisé à distance comprennent, entre autres, les suivantes :

+ Depuis combien de temps avez-vous offert des services de révision à distance sécurisés (quand avez-vous été le premier problème) ?

+ Combien de projets de révision à distance sécurisés avez-vous réalisés et pour environ combien de clients distincts ?

+ Pour vos projets de révision à distance sécurisée uniquement, quelle est la taille moyenne de l'équipe et quelle est la taille la plus importante pour ces projets ?

+ Combien de vos examinateurs et gestionnaires d'examen ont participé à un projet d'examen à distance sécurisé et quel est le nombre moyen de projets auxquels ils ont participé, y compris la durée moyenne de ces projets ?

+ Combien d'examinateurs à temps plein, d'URQQ et de gestionnaires d'examen ont participé à des projets d'examen à distance sécurisés et sont disponibles pour ces projets ?

+ Combien de vos examinateurs et gestionnaires d'examen ont participé à un programme de formation et de certification conçu par votre organisation pour des projets d'examen à distance sécurisés ? Décrivez votre programme de formation et de certification à distance.

+ Le service de révision à distance sécurisé que vous offrez est-il organique à votre organisation ou fourni dans le cadre d'un partenariat ? Si ce dernier, veuillez nommer le (s) partenaire (s).

+ Veuillez fournir trois références client distinctes pour vos examens à distance sécurisés.

Parmi les domaines qui devraient être mis en doute et évalués lors de la sélection des fournisseurs de services d'examen à distance, mentionnons :

+ Technologie à distance

+ Sécurité à distance

+ Processus à distance (y compris QC/AQ, Communications et Audit)

Les questions entourant ces trois domaines critiques d'expérience comprennent, sans toutefois s'y limiter :

+ Votre offre de révision à distance sécurisée offre-t-elle une capacité de service unique et intégrée pour communiquer, se connecter et effectuer des examens ?

+ Décrivez en détail le matériel, la technologie et l'infrastructure qui ravitaille/fournit votre offre de révision à distance sécurisée et décrivez les exigences en matière de sécurité, y compris les protections en place si les réviseurs utilisent leur propre matériel et utilisent le Wi-Fi.

+ Votre offre comprend-elle une capacité de messagerie sécurisée avec des capacités limitées d'envoi d'e-mails ?

+ Comment empêcher l'accès aux espaces de travail de révision des ordinateurs locaux ?

+ Votre infrastructure sécurisée prend-elle en charge les contrôles visant à restreindre les droits d'administration, à désactiver l'accès USB aux périphériques, à empêcher l'installation/téléchargement de logiciels et l'accès en lecture/écriture aux lecteurs locaux et aux supports, à restreindre le téléchargement et l'exportation vers des machines locales et à refuser l'impression (local, réseau et sérigraphie) ?

+ Votre infrastructure sécurisée prend-elle en charge la redirection du presse-papiers (pas de copier/couper/coller) et la redirection des fichiers/dossiers ?

+ Décrivez en détail vos processus QC/AQ individuels et d'équipe distants et en quoi ils diffèrent des évaluations sur site, ainsi que leurs différences avec les autres fournisseurs, y compris comment vous vous assurez que les évaluateurs codent avec précision et cohérence tout au long de l'examen, du début à la fin.

+ Décrivez en détail vos processus de communication à distance (avec les clients, les avocats et les communications internes de l'équipe) et en quoi ils diffèrent des examens sur site, y compris l'utilisation du chat chiffré.

+ Décrivez en détail vos procédures d'audit du temps et de la productivité, notamment en assurant une saisie précise des temps et la gestion des temps d'arrêt.

Dans le domaine de la dotation sécuritaire d'examen à distance, les questions suivantes peuvent donner un aperçu de la capacité des fournisseurs.

+ Décrivez les processus de dotation, de présélection et de recrutement pour les projets à distance sécurisés et en quoi ils diffèrent des examens sur place.

+ Comment les réviseurs sont-ils sélectionnés pour des projets de révision à distance sécurisés ?

+ Quels types de vérifications (p. ex. antécédents, sécurité, références, etc.) sont effectuées contre des candidats à l'examen à distance sécurisé et des membres de l'équipe, y compris à quelle fréquence ces vérifications sont-elles validées ?

+ Quelles mesures concrètes sont utilisées pour sélectionner de nouveaux réviseurs (pour votre organisation) et des réviseurs vétérans (au sein de votre organisation) pour vos projets de révision à distance sécurisés ?

+ À quoi doivent s'entendre les examinateurs en matière de sécurité technologique et physique, d'horaires de travail et de protection de la vie privée ? Fournir des exemples de documentation, y compris les accords de confidentialité et les règles/accords de travail à domicile.

De plus, du point de vue de l'expérience collective, les questions suivantes peuvent donner un aperçu de l'expérience organisationnelle et de l'aptitude à appuyer des projets sécurisés d'examen à distance.

+ Décrire la structure des équipes distantes, y compris les ratios de première ligne, de contrôle de la qualité et de gestionnaire d'examen.

+ Votre organisation dispose-t-elle d'une structure de gestion interne dédiée à l'appui du processus d'examen complet ?

+ Votre organisation dispose-t-elle d'équipes dédiées à la gestion de l'examen ayant de l'expérience dans la collaboration ?

+ Votre organisation dispose-t-elle d'un bassin d'évaluateurs formés, qualifiés et certifiés qui ont travaillé ensemble à l'appui de projets d'examen ?

À partir des réponses à ces questions de qualification, les décideurs en matière de découverte électronique devraient disposer de suffisamment d'information pour effectuer une évaluation initiale des fournisseurs envisagés pour des projets d'examen à distance sécurisés et être prêts à passer aux évaluations officielles des fournisseurs qui comprennent des présentations, des démonstrations et des discussions.

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HayStackID est un cabinet spécialisé de services de découverte électronique qui aide les entreprises et les cabinets d'avocats à trouver, à écouter et à apprendre des données lorsqu'elles font face à des enquêtes et à des litiges complexes et gourmands en données. Forensics First, Early Case Insight et ReviewRight, nos services Forensics First, Early Case Insight et ReviewRight accélèrent et offrent des résultats de qualité à un prix juste et prévisible.

HayStackID dessert plus de 500 des plus grandes sociétés et cabinets d'avocats du monde en Amérique du Nord et en Europe. Notre combinaison d'expertise et d'excellence technique, associée à une culture du service à la clientèle en gants blancs, fait de nous le fournisseur alternatif de services juridiques qui est assez grand pour être important, mais assez petit pour s'occuper. En savoir plus aujourd'hui sur HaystackID.com.

Lecture supplémentaire

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Source : HaystackID

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