Een blik op hoe Workflow, Analytics en CAL® een verschil kunnen maken in kostenbesparingen

en flag
nl flag
fr flag
de flag
pt flag
ru flag
es flag

Hoe HayStackID™ een wereldwijde fabrikant heeft geholpen honderdduizenden dollars te besparen op een middelgrote rechtszaak

Door Adam Rubinger, JD, en Cameron Tschannen, Esq.

Snapshot Summary: Onze klant, een wereldwijde fabrikant, benaderde HayStackID om te helpen met de verwerking, early case assessment (ECA), hosting en beheerde beoordeling voor een middelgrote, tijdgevoelige proceskwestie. Onze klant verzamelde en veilig verzonden ongeveer 650 GB aan gegevens, bestaande uit meerdere miljoenen documenten, naar HayStackID voor verwerking en hosting. Vervolgens hebben we samen gewerkt om workflow-efficiënties te creëren die aanzienlijke kostenbesparingen opleverden. Samen creëerde het team een workflow die gebruikmaakte van zowel gestructureerde analytics als technology-assisted review (TAR) om een substantiële en gedocumenteerde kostenbesparing te creëren in de hoge zes cijfers.

Collaboratieve workflow leverde grote uitloopresultaten op

Leden van de projectmanagement-, beoordelings- en analyseteams van HayStackID ontmoetten het juridische team van de klant en hun externe adviseur om een strategie te bespreken en te plannen met het oog op kostenbesparingen. De eerste stap in het proces bestond uit het beperken van het aantal bewaarnemers dat werd verzameld. Deze gerichte aanpak resulteerde in 650 GB verzonden naar HayStackID, in totaal ongeveer 4,3 miljoen documenten. Met behulp van strategieën voor gegevensreductie op het moment van verwerking, waaronder: de-duplicatie, de-nisting en datumfiltering, werd de gegevensset verder teruggebracht tot 250 GB, bestaande uit 1,65 miljoen documenten.

Door samen te werken aan een zoekstrategie voor zoekwoorden die het beoordelingscorpus verder zou verminderen, konden de klant, HayStackID en de externe raadsman de gegevens verder verwijderen tot een totaal beoordelingscorpus van 540.000 documenten. Dit betekende een vermindering van 88% van de documenten die oorspronkelijk naar HayStackID werden verzonden.

HayStackID analyseerde vervolgens het voorgestelde ESI-protocol van de zaak en ontdekte dat het gebruik van TAR acceptabel was. HayStackID stelde het gebruik van gestructureerde analyses voor, inclusief e-mailthreading, om de reviewset te beperken tot alleen-inclusive-only (unieke) content. Door de niet-inclusieve inhoud uit de reviewset te verwijderen, was het resultaat een verdere vermindering van 44.958 documenten uit de beoordeling. Het team besprak ook het gebruik van Continuous Active Learning® (CAL®) om te helpen bij de herziening van deze materie.

Toen het onderzoek van start ging, werd vastgesteld dat bepaalde zoektermen te ruim waren en dat documenten die uitsluitend op die voorwaarden betrekking hadden, van de herziening konden worden uitgesloten. Deze aanpak resulteerde in een verdere vermindering van 204.028 documenten uit de herzieningsreeks.

De impact van continu actief leren

Met een laatste beoordelingscorpus van 253.786 documenten die vatbaar zijn voor CAL, begon de herzieningsfase van deze geschillenzaak. Naast het CAL-proces is een alternatieve werkstroom gemaakt en gebruikt om de review te stroomlijnen. Deze alternatieve werkstroom omvatte bestandsanalyse die werd uitgevoerd om te zien of documenten massaal konden worden gelabeld als niet responsief. Precies 9.273 documenten werden massaal gemarkeerd als niet responsief, waarbij de resterende 3.037 documenten werden beoordeeld met leden van de documentfamilie (als gezinsleden tijdens de CAL-workflow als responsief waren gecodeerd) of onafhankelijk werden beoordeeld en gesorteerd op tekstuele bijna-dubbele groepering.

Zodra het CAL-model stabiel was en het relevantiepercentage van documenten die via het model werden beoordeeld voldoende laag was om te voldoen aan de verdedigbaarheids- en evenredigheidsnormen — bepaald met behulp van en op leiding van de raad — werd een elusietest uitgevoerd. Elusietests meten de kwaliteit van de evaluatie-inspanning door steekproefsgewijs de documenten te bemonsteren die de CAL-index niet reageert, waardoor het besluit om het onderzoek af te sluiten nog meer weerbaarheid krijgt. De resultaten van de elusietest waren gunstig omdat de elusiesnelheid slechts 0,13% bedroeg en leidde tot een beslissing om de beoordeling compleet te beschouwen. Op basis van proces, workflow, analyse en overleg tussen HayStackID, de cliënt en de externe adviseur, werden 196.260 documenten vastgesteld dat ze geen verdere beoordeling behoeven en waren ze waarschijnlijk niet reageren. Dit komt overeen met de uiteindelijke totale beoordeling van slechts 69.836 documenten, wat resulteerde in een aanzienlijke besparing in tijd en kosten voor de klant.

Samenwerking en CAL leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen

Het schatten van kostenbesparingen vereist een combinatie van feiten en veronderstellingen om tot een redelijke schatting te komen. Een van de feiten om in overweging te nemen was het totale beoordelingspercentage van 35 documenten per uur. Dit aantal was gebaseerd op de complexiteit van het coderingspaneel en het aantal kwesties dat moet worden gecodeerd voor inhoudelijke toetsing. Wanneer u deelneemt aan een CAL-beoordeling, worden lagere beoordelingspercentages voor documenten per uur verwacht, aangezien deze een positieve indicator zijn dat reviewers in de eerste plaats responsieve documenten bekijken en coderen voor complexe problemen. Dit is anders dan de traditionele beoordelingspercentages die geen CAL bevatten, en vaak leiden ertoe dat recensenten een veel groter aantal niet-reagerende documenten overwegen. Bij het bekijken van een groot aantal niet-reagerende documenten neemt de snelheid van de reviewers toe omdat niet-reagerende documenten gemakkelijker te herkennen zijn en als zodanig te coderen zijn. De afweging van tragere beoordelingspercentages voor minder documenten is zeer gunstig in termen van tijd- en kostenbesparingen voor zaken die geen gebruik maken van CAL.

Op basis van de totale kosten voor de beoordeling en de schattingen van het document per uur kunnen geschatte kostenbesparingen worden afgeleid. Door het totale aantal documenten na de eerste ruimingsoefening (540.000 documenten) te nemen en dit aantal te vermenigvuldigen met de verwachte kosten per document, kan een geschatte kostenbesparing in deze kwestie worden bepaald.

Totaal aantal documenten in de eerste beoordeling corpus: 540.000

Kosten per document: $1,44

Totale potentiële kosten voor beoordeling: $777.600

Totaal aantal verwijderde documenten met massa-tagging: 9.273

Kostenbesparingen door massale tagging: $13.353

Totaal beoordeeld documenten: 69.836

Totale beoordelingskosten: $100.242

Totale besparingen: $677,358

Zoals blijkt uit de lens van kwantificeerbare feiten en redelijke veronderstellingen, bedroeg de potentiële eDiscovery kostenbesparingen voor deze specifieke kwestie ongeveer $677.000. Deze schatting gaat ervan uit dat na het eerste ruimen, het gebruik van zoektermen en e-mailthreading, er een potentieel beoordelingscorpus bestond van 540.000 documenten.

Zoals eerder benadrukt, identificeerde proactieve planning snel de kans om de gegevens verder te verwijderen door te brede zoektermen te verwijderen. Op basis van deze aanpak bedroeg het definitieve documentcorpus voor de tewerkstelling van CAL 253.786 documenten. Bovendien kon de zaak na de indiensttreding van CAL tot een conclusie komen na de herziening van slechts 69.836 documenten. Hieronder vindt u de werkelijke kostenbesparingen die worden gerealiseerd na voltooiing van de tweede ruimingsinspanning. Zoals hieronder wordt getoond, bedroegen de gerealiseerde kostenbesparingen meer dan $265.000.

Totaal aantal documenten in het corpus van de eerste beoordeling: 253.786

Kosten per document: $1,44

Totale kosten voor beoordeling: $365.451

Totaal aantal verwijderde documenten met massa-tagging: 9.273

Kostenbesparingen door massale tagging: $13.353

Totaal beoordeeld documenten: 69.836

Totale beoordelingskosten: $100.242

Totale besparingen: $265,209

Van planningsverwachtingen tot herhaalbare resultaten

De proactieve planning en praktische protocolbeslissingen over dit project versterken hoe positieve samenwerking op workflow in combinatie met het gebruik van CAL aanzienlijke kostenbesparingen kan opleveren bij de uitvoering van eDiscovery inspanningen. Alleen al in deze kwestie was de klant in staat om een kostenbesparing van zes cijfers te kwantificeren in tegenstelling tot potentiële kosten met behulp van traditionele, niet-CAL-verbeterde evaluatiebenaderingen. De praktische bruikbaarheid van de workflow, analyse en CAL in deze kwestie is niet alleen herhaalbaar, maar ook te verwachten wanneer onze klanten en HayStackID in middelgrote en grotere zaken worden ingezet en waar reviewsets over het algemeen groter zijn dan 15.000 documenten.

Over de auteurs

Adam Rubinger, JD is de Chief Client Experience Officer bij HayStackID. Adam heeft meer dan 20 jaar ervaring en bewezen leiderschap op het gebied van procesondersteuning, informatiebeheer en het beheer van grootschalige elektronische ontdekkingsprojecten. Adam is technoloog, advocaat en erkend expert op het gebied van elektronische ontdekking, geavanceerde analyses, discovery workflow en materie management.

Cameron Tschannen, Esq. fungeert als Directeur Review bij HayStackID. In deze functie is hij verantwoordelijk voor het beheren van de beoordeling van elektronische gegevens in opdracht van en in overleg met de juridische teams van cliënten en externe adviseurs. Cameron helpt ook bij het vakkundig beheren van de toepassing van analysetools binnen eDiscovery platforms om een optimale beoordelingsefficiëntie en kwaliteitscontrole te garanderen.

Over HayStackID™

HayStackID is een gespecialiseerd eDiscovery servicebureau dat bedrijven en advocatenkantoren helpt om gegevens veilig te vinden, te begrijpen en te leren wanneer ze geconfronteerd worden met complexe, gegevensintensieve onderzoeken en geschillen. HayStackID mobiliseert toonaangevende computerforensische, eDiscovery en advocaten documentbeoordelingsexperts om meer dan 500 van's werelds toonaangevende bedrijven en advocatenkantoren in Noord-Amerika en Europa te bedienen. HayStackID bedient bijna de helft van de Fortune 100 en is een alternatieve juridische dienstverlener die expertise en technische uitmuntendheid combineert met een cultuur van witte handschoen klantenservice. Het bedrijf werd onlangs door IDC MarketScape uitgeroepen tot een wereldwijde leider op het gebied van eDiscovery services en een representatieve leverancier in de Gartner Market Guide voor E-Discovery Solutions 2021. Ga naar HayStackid.com voor meer informatie over haar pakket services, inclusief programma's en oplossingen voor unieke juridische bedrijfsbehoeften.

Fact SheetTa Bekijk Workflow, Analytics en CAL® Download deze casestudy voor meer informatie over analyses van HayStackId.Download Fact Sheet [PDF]